Обязанности:
Москва | Работа в офисе | График 5/2 Мы более 15 лет защищаем жизнь и здоровье людей, поставляем медицинское оборудование лечебным учреждениям и работаем с крупными государственными и муниципальными заказчиками. Ищем организованного, самостоятельного и инициативного бизнес-ассистента, который станет надёжной правой рукой заместителя и поможет обеспечить его эффективную работу и офиса. Нам нужен человек, который умеет не просто выполнять поручения, а брать ответственность за результат: самостоятельно разбираться в задачах, организовывать процессы, координировать участников и контролировать исполнение договорённостей. Это позиция для тех, кто любит порядок, умеет работать с большим количеством информации, быстро переключается между задачами и получает удовольствие от того, что благодаря его работе всё функционирует чётко и вовремя. Чем предстоит заниматься 1. Бизнес-поддержка руководителя Планировать рабочий календарь, организовывать встречи, переговоры и совещания. Готовить документы, материалы и необходимую информацию к встречам. Фиксировать поручения, договорённости и решения. Контролировать сроки исполнения задач, взаимодействовать с ответственными сотрудниками. Собирать статусы и готовить краткие отчёты для руководителя. Вести деловую переписку, готовить письма, запросы и рабочие документы. 2. Координация задач и процессов Вести единый реестр поручений и контролировать дедлайны. Координировать взаимодействие сотрудников и подрядчиков. Отслеживать выполнение договорённостей и своевременно выявлять задержки. Самостоятельно решать организационные вопросы в рамках своих полномочий. Предлагать решения и своевременно информировать руководителя о вопросах, требующих его участия. 3. Организация работы офиса Обеспечивать бесперебойную работу офиса и комфортные условия для сотрудников. Взаимодействовать с арендодателем, сервисными организациями и поставщиками. Организовывать закупки офисных принадлежностей и обслуживание техники. Контролировать работу подрядчиков, курьерских служб и клининга. Организовывать приём гостей, деловые встречи и внутренние мероприятия. Контролировать административные расходы и документооборот. 4. Работа с документами и информацией Вести Excel и Google Таблицы, реестры, списки и чек-листы. Готовить сводные отчёты, сравнительные таблицы и презентации. Искать и структурировать информацию по запросам руководителя. Запрашивать коммерческие предложения, сравнивать условия поставщиков. Контролировать счета, сроки оплат и передачу документов в бухгалтерию. При необходимости организовывать командировки руководителя. Кого мы ищем Имеете опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, административным координатором или офис-менеджером от 1-2 лет. Умеете самостоятельно организовать работу и довести поручение до конечного результата. Уверенно работаете с Excel, Google Таблицами, Word и деловой документацией. Грамотно общаетесь устно и письменно, умеете вести деловую переписку. Способны одновременно контролировать несколько задач, не теряя сроки и детали. Умеете находить информацию, анализировать предложения и предлагать варианты решения. Проявляете инициативу, внимательны к деталям и соблюдаете конфиденциальность. Умеете выстраивать конструктивное взаимодействие с сотрудниками, руководителями и подрядчиками. Будет преимуществом: Опыт непосредственной работы с руководителями высшего звена. Опыт контроля поручений и координации сотрудников. Владение современными ИИ-инструментами (ChatGPT и аналогами) для подготовки документов, анализа информации, протоколов встреч и автоматизации рутинных задач. Опыт работы с 1С, CRM-системами и таск-менеджерами. Что предлагаем Заработная плата: 100 000–120 000 ₽ на руки. График работы 5/2, на выбор: 08:00–17:00 или 09:00–18:00. Полный рабочий день, работа в офисе: Москва, Дербеневская набережная, 11кВ. Разноплановые задачи, возможность развивать управленческие и организационные компетенции. Возможность применять современные цифровые инструменты и предлагать улучшения рабочих процессов. Работу, в которой виден конкретный результат вашего участия. Что для нас особенно важно Мы ценим сотрудников, которые не ждут пошаговых инструкций, а умеют самостоятельно разобраться в задаче, найти решение и организовать его выполнение. Наш принцип работы: получили задачу → разобрались → организовали → проконтролировали → довели до результата. Если вам нравится быть в центре рабочих процессов, создавать порядок, помогать руководителю принимать решения и видеть результат своей работы — будем рады познакомиться с вашим опытом. Откликайтесь на вакансию и расскажите в сопроводительном письме за какие результаты отвечали.Похожие вакансии
Ассистент заместителя генерального директора
Договорная
Москва. Станции метро: Пролетарская, Крестьянская застава, Павелецкая
Государственная транспортная лизинговая компания
Ассистент/переводчик заместителя генерального директора
Договорная
Москва. Станции метро: Пролетарская, Крестьянская застава, Павелецкая
National Electric
Бизнес-ассистент генерального директора
Договорная
Москва. Станции метро: Пролетарская, Крестьянская застава, Павелецкая
СЗ Дело
Бизнес ассистент генерального директора
От 250 000 руб.
Москва. Станции метро: Пролетарская, Крестьянская застава, Павелецкая
Медстал
Бизнес-ассистент Генерального Директора
От 120 000 до 150 000 руб.
Москва. Станции метро: Пролетарская, Крестьянская застава, Павелецкая
UREMONT
Бизнес-ассистент генерального директора
От 80 000 до 100 000 руб.
Москва. Станции метро: Пролетарская, Крестьянская застава, Павелецкая
Жарашуева Зита Хажимуссаевна