Руководитель административного отдела

Компания AND RUS приглашает вас присоединиться к команде в качестве РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАТИВНОГО ОТДЕЛА (зона ответственности - делопроизводство и функционирование офиса). В подчинении до 5 человек. Обязанности: В части делопроизводства:Ведение документооборота в Navision и на корпоративном портале;Регистрация приказов, распоряжений (присвоить номер, проверить полномочия подписантов);Подготовка и рассылка приказов, распоряжений;Обеспечение ознакомления с приказами работников (сбор подписей (писем) об ознакомлении, прикрепление к приказу);Создание библиотеки приказов доступной для сотрудников на диске Y и на корпоративном портале (определение структуры хранения, сканирование приказов, своевременное размещение на сетевых ресурсов, создание архива на сетевых ресурсах т.д.);Подготовка проектов приказов (распоряжений) по компании по заданиям топ-руководителей и Президента, согласование с руководителями;Подборка приказов для ознакомления новых сотрудников и при переводах сотрудников на новую должность, согласование с непосредственным руководителем, ознакомление под подпись;При изменениях орг. структуры (новых назначениях), проверка приказов компании на предмет полномочий, указанных в приказах;Подготовка приказа с перечнем приказов, в которые необходимо внести изменения в связи с изменениями орг. Структуры;Архивация и хранение внутренних документов Компании;Подготовка реестра поступающих и передаваемых документов на подпись Руководителям;Работа с Банковскими Гарантиями (сканирование, хранение, передача в архив);Взаимозаменяемость с секретарем на ресепшн (в период отсутствия) В части хозяйственной работы:Взаимодействие с БЦ (решение вопросов с обслуживанием офиса, аварийных ситуаций и т.д.)Обеспечение головного офиса мебелью, хозяйственным инвентарем, Осуществление контроля за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.Осуществление закупки сувенирной и наградной продукции, новогодних подарков для детей сотрудников.Организация корпоративных мероприятий в ГО для сотрудников (витаминный день, день рождение компании и т.п.) Требования: Высшее образование, профильные курсы, тренинги, курсы повышения квалификации Опыт работы в качестве руководителя административно хозяйственного отдела (АХО), старшим/ главным офис-менеджером или делопроизводителем от 3-х летОпыт подготовки распорядительных документов (приказы, распоряжения и т.д.)Опыт регистрации и контроля исполнения документовОтличные знания требований к организации делопроизводства в компанииОпыт организации офисных корпоративных мероприятий (фуршет, день рождение компании, витаминные дни и т.п.)Опыт организации рабочего пространства в офисеУверенное владение ПК Условия: Работа в международной компанииПолное соблюдение ТК РФ: оформление с первого рабочего дня, оплачиваемый отпуск, больничный листПолностью официальная заработная плата, состоящая из оклада и ежемесячной премии. Выплачивается стабильно, без задержек, два раза в месяцДополнительно: ДМС (через три месяца после трудоустройства), мобильная связь, бесплатный паркингВозможность профессионального обучения и развития, высокая корпоративная культураПолная занятость 5/2,с 09-00 до 18-00. Суббота, воскресенье, все праздничные дни – выходныеВ офисе есть кухня (комната для приема пищи), в БЦ есть кафеКомфортный офис расположен в БЦ Верейская Плаза 2. Добраться можно от трех станций метро: от Славянского Бульвара, от м.Давыдково - пешком до 15 минут, от м. Аминьевская - две автобусные остановки. Убедительная просьба - при отклике на вакансию в сопроводительном письме укажите ваши ожидания по зарплате.