Обязанности:
Вакансия для того, кто держит под контролем не только календарь, но и договоры, 1С, безопасность контрагентов и внутренние процессы департамента. Здесь предстоит работать с документами, отчётами, внутренним контролем и живыми задачами — от организации мероприятия до проверки контрагента.Чем предстоит заниматься: Документооборот и 1С: – Формирование писем, счетов, служебных записок в 1С по департаменту (клубы, сотрудники, контрагенты).– Оформление заявок на обеспечение новых сотрудников, канцтовары, хозтовары.– Контроль жизненного цикла договоров: запрос скан-копий, отслеживание пролонгации, напоминание руководителям, контроль закрывающих документов. Организационная поддержка: – Ведение календаря собраний, бронирование переговорных, подготовка встреч, протоколирование.– Travel-поддержка: маршруты, билеты, отели, трансферы (изредка командировки).– Организация внутренних и внешних мероприятий (ивент-поддержка).– Отправка пригласительных писем, отчетность по мероприятиям. Администрирование и контроль: – Ведение общего табеля департамента, сбор данных (опросы).– Внутренняя безопасность: проверка контрагентов (арендодателей, подрядчиков) по базам на банкротство.– Постановка задач дизайнерам, взаимодействие с IT, АХО, секретариатом.– Фиксация поручений, контроль сроков, напоминание.– Поздравления в общем чате, прочие поручения руководителя. Что мы хотим видеть: Высшее образование. Знание английского языка на уровне B2 и выше. Опыт ассистентом руководителя от 1 года. Продвинутый ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Google Docs/Sheets. Понимание делопроизводства и документооборота. Идеальная грамотность (устная и письменная). Навыки приоритизации и многозадачности. Стрессоустойчивость, внимание к деталям. Конфиденциальность, тактичность, дипломатичность. Обучаемость, инициативность в рамках своих задач.Похожие вакансии
Помощник руководителя / Executive Assistant, Москва
От 150 000 до 180 000 руб.
Москва. Станции метро: Дубровка, Автозаводская
DI Auto Trading
Ассистент руководителя / Executive Assistant
Договорная
Москва. Станции метро: Дубровка, Автозаводская
BetBoom
Личный ассистент руководителя/Personal Executive Assistant
Договорная
Москва. Станции метро: Дубровка, Автозаводская
Бизнес-ассистент / Executive Assistant
До 150 000 руб.
Москва. Станции метро: Дубровка, Автозаводская
То Адвайс