Руководитель административного направления

Место работы: г. КазаньСуть роли:Выстроить системную работу «одного окна» на базе Directum для команды топ-менеджеров. Все заявки, документы на согласование и задачи в календарь первых лиц должны проходить централизовано, без сбоев и простоев — «как часы». Обязанности: Единое окно документооборота топовЦентрализованное сопровождение всех входящих/исходящих документов и поручений первых лиц. Контроль исполнения, устранение узких мест. Управление календарями и совещаниямиОрганизация и ведение единого календаря топ-команды в Directum. Планирование встреч, автоматические напоминания, блокировка слотов под задачи. Трансформация решений совещаний в поручения со сроками. Про-активное содействие выполнению задач руководителяНапоминание исполнителям, сбор информации об узких местах, своевременное уведомление руководителя о проблемах, рисках, просрочках выполнения задач. Подготовка материалов ко встречамСистематизация в Directum повесток, протоколов, контрактов, аналитических справок — чтобы у руководства был быстрый доступ. Регламенты и обучениеРазработка коротких понятных инструкций для топов и их помощников. Обучение работе с Directum как средой управления задачами. Координация с ИТ отделомПостановка задач на доработки Directum через описание бизнес-процессов (ТЗ). Требования: Опыт непосредственной работы с первыми лицами (CEO, собственники, правление) в крупной компании /холдинге. Опыт организации и использования ЭДО как единой системы управления задачами, поручениями и календарями. Практический опыт в Directum и/или Битрикс. Понимание делопроизводства в части взаимодействия с руководством высшего звена.