Офис-менеджер с функциями делопроизводителя

Обязанности: 1. Делопроизводство и документооборот Ведение делопроизводства в полном объеме: организация и осуществление внутреннего бумажного и электронного документооборота (ЭДО). Обработка, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также организационно-распорядительной документации с последующим направлением в соответствующие подразделения. Ведение реестров входящей/исходящей корреспонденции, клиентских договоров и договоров с поставщиками (включая сканирование и размещение в системе). Подготовка реестров писем для руководства на подпись. Контроль сроков исполнения документов. Активная работа в Битрикс24 и системах ЭДО. Участие в подготовке ответов на претензии, запросы и иные официальные письма по согласованию с ответственными сотрудниками, сбор необходимых документов и направление согласованных ответов адресатам. Ознакомление с материалами дел в судах. 2. Организация поездок и командировок Полное оформление служебных командировок для сотрудников центрального офиса и филиалов. 3. Административно-хозяйственное обеспечение Контроль остатков и своевременный заказ канцелярских и хозяйственных принадлежностей (Комус, Офисмаг и аналоги), а также продуктов питания (кофе, чай, вода и т.д.). Подготовка и оснащение рабочих мест для новых сотрудников (обеспечение необходимой техникой и канцелярией). Контроль поддержания чистоты и порядка в офисных помещениях (взаимодействие с клинингом). Администрирование корпоративного питания: оформление и контроль использования обеденных карт сотрудников. Администрирование офисной техники: контроль исправности и своевременная подача заявок на ремонт или обслуживание. 4. Почтовая и курьерская логистика Взаимодействие с Почтой России и курьерскими службами: получение, оформление и бесперебойная отправка писем и документов. Подготовка писем и приложений к отправке: печать, сбор необходимых документов у сотрудников, включая оригиналы, отправка с описью вложения и уведомление ответственного сотрудника об отправке. 5. Организация пропускного режима и безопасность Оформление временных и постоянных пропусков для сотрудников и гостей (в т.ч. в г. Троицк). Оформление заявок на парковку для гостей (включая автомобили с иностранными номерами) и внесение автомобилей сотрудников в списки на парковку. Подача заявок на использование грузового лифта для нужд офиса. Требования: Образование не ниже среднего профессионального, предпочтительно юридическое; Знание ПК и офисных приложений; Знание оргтехники (сканер, ксерокс, факс, мини АТС); Владение технологиями документооборота; Грамотная письменная и устная речь. Преимуществом будет знание системы Битрикс24 Высокая степень аккуратности и внимательности к деталям (ошибки в документах или цифрах для нас недопустимы). Умение грамотно планировать свое рабочее время, расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности. Мы предлагаем: Официальное трудоустройство с первого дня, белая заработная плата (оклад + бонусная часть за выполнение KPI отдела); Работу в комфортном офисе: оплачиваемые обеды, кофемашина, бесплатная парковка; Активную корпоративную жизнь: два масштабных корпоратива в год, подарки на дни рождения, новогодние подарки детям, корпоративный мерч; Стабильные выплаты заработной платы (мотивация обсуждается индивидуально с каждым кандидатом).