Обязанности:
Ключевые задачи: 1. Приёмная и зона ресепшен:- Обслуживание кофемашины и термопота: контроль наличия воды, зёрен, молока, лимонов, ежедневная чистка кофемашины;- Поддержание чистоты поверхностей (столы, шкафы);- Создание комфортной и дружелюбной атмосферы в офисе.2. Работа в Битрикс24 в рамках зоны ответственности:- Добавление и удаление сотрудников в системе;- Работа с задачами от сотрудников;- Работа с документами;- Оформление заявок на оплату;- Ведение новостной ленты (объявления, кадровые перемещения и др.).3. Оформление командировок:- Участие в процессе согласования и контроль выполнения задач в Битрикс24;- Оформление приказов в 1С: ЗУП; 4. Телефонные звонки:- Входящие внешние и внутренние звонки;- Исходящие внешние (взаимодействие с контрагентами) и внутренние звонки.5. Корреспонденция:- Регистрация и распределение входящей корреспонденции (Почта России, курьерские службы);- Подготовка и отправка исходящей корреспонденции (Почта России, СДЭК, Гарантпост);- Контроль работы курьеров: ведение реестра заявок, оперативная связь, маршрутизация.6. Документооборот в рамках зоны ответственности:- Подготовка, оформление, хранение и систематизация документов;- Ведение табеля учёта рабочего времени (ресепшен, курьеры);- Авансовая отчётность;- Договорная работа: согласование с юристами, подписание, контроль наличия документов на оплату и закрывающих документов;- Выпуск приказов на правоподписи.7.Корпоративная сотовая связь:- Полное ведение процесса.8. Корпоративное такси:- Полное ведение процесса.9. Закупки:- Канцтовары и расходные материалы (ежеквартально на всю компанию + по запросам);- Почтовые марки;- Питьевая вода для переговорных;- Продукты для приёмной (печенье, конфеты, чай, кофе, снеки и т. п.).10. Переговорные:- Подготовка переговорных к встречам (порядок, чистота, вода, стаканы);- Организация приёма посетителей (чай/кофе/перекус);- Координирование встреч: бронирование, согласование при пересечении мероприятий. 11. Хозяйственные задачи:- Мытьё посуды (посудомоечная машина);- Уход за аквариумом (кормление рыб, чистка);- Полив комнатных растений.12. Организация корпоративных мероприятий13. Выполнение поручений руководства Требования: - Среднее профессиональное или высшее образование;- Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарём или помощником руководителя — от 1 года;- Опыт работы с входящей/исходящей корреспонденцией и ведения документооборота;- Знание MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) на уровне уверенного пользователя;- Желателен опыт работы в 1С, Битрикс24 или аналогичных системах;- Навыки деловой переписки и делового этикета;- Грамотная устная и письменная речь;- Ответственность и пунктуальность;- Коммуникабельность и доброжелательность. Условия: - Официальное трудоустройство со всеми гарантиями по ТК РФ;- Стабильная зарплата;- Корпоративная сотовая связь;- График: пн–пт с 9:30 до 18:15;- Место работы: м. Бульвар Рокоссовского, Открытое шоссе, д. 12, стр. 35.Похожие вакансии
От 100 000 до 100 000 руб.
Москва. Станции метро: Бульвар Рокоссовского
СТР Констракшн