Офис-менеджер (офис)

Обязанности: Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию руководителю; Распределять входящие звонки по подразделениям; По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы; Решать вопросы, связанные с оформлением бронирования и покупкой билетов, бронировать места для размещения в гостиницах для сотрудников компании, убывающих в командировку, при необходимости заказывать такси; Подготавливать и заверять необходимую документацию у нотариуса; Осуществлять отправку и получение почтовых отправлений в почтовом отделении; Вызывать курьерские службы для отправки документации и заказывать расходные средства для экспресс–отправлений; Отслеживать и контролировать ведение внутреннего и внешнего документооборота; Осуществлять подготовку совещаний и всех связанных с этим документов; Вести протоколы совещаний с последующей их рассылкой всем участникам совещания и вести контроль за выполнение решений совещаний; Контролировать правильность работы с входящей и исходящей документацией в режиме документооборота; Контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделений компании документов для последующего архивирования; Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников; Осуществлять взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания арендуемых площадей; Производить закупку офисной мебели, оборудования, канцелярских и хозяйственных товаров; Вести учет расходных материалов, контролировать их рациональное использование; Заказывать визитки и прочую полиграфическую продукцию для нужд компании; Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов; Оформлять договоры и контролировать состояние договорной базы; Оформлять авансовые отчеты: по ГСМ, по представительским расходам, по командировочным расходам, по расходам подотчетных лиц; Отражать на счетах бухгалтерского учета операции по учету ГСМ; Оформлять путевые листы; Вести учет путевых листов и затрат на ГСМ; Ведение кассовой книги; Вести учет операций по приему наличных и их выдаче; Оформлять и хранить документы по операциям с наличными; Отслеживать соответствие наличных сумм их документарному оформлению; Отражать на счетах бухгалтерского учета все операции с материалами (поступление, списание и пр.); Приёмка и обработка первичной документации по материалам; Инвентаризация материалов; Отслеживать сохранность бухгалтерских документов, их оформление в соответствии с установленным порядком для передачи в архив. Требования: Высшее профильное образование и/или профильные курсы; Опыт работы от 3-х лет; Отличное знание организации делопроизводства и архивоведения (стандарты, унифицированные формы, оформление, виды документов, хранение документов); Доброжелательный голос, умение профессионально вести телефонные переговоры, работать с большим объемом информации и грамотно расставлять приоритеты; Грамотная устная и письменная речь; Опытный ПК-пользователь (1С, Excel, Word, Access, Outlook, Power Point), высокая скорость печати; Знание делового этикета, правил деловой переписки; Ответственность, исполнительность, пунктуальность, коммуникабельность; Готовность к ненормированному рабочему дню. Условия: Компания предлагает официальное трудоустройство, согласно ТК РФ; Заработная плата по результатам собеседования; График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00; Место работы: м. Бауманская, Красносельская.