Офис-менеджер / Административный специалист с функциями документооборота

Наш клиент — стабильная компания, работающая с корпоративными заказчиками и партнерами. В связи с развитием административных процессов ищем специалиста, который обеспечит порядок в документах, организует работу офиса и поможет команде своевременно решать текущие организационные задачи. Ищем внимательного и самостоятельного человека, который умеет работать с большим количеством документов, контролировать сроки и доводить задачи до результата без постоянных напоминаний. Обязанности: Документооборот и корреспонденция Вести входящий и исходящий документооборот: регистрация, учет, хранение и архивирование документов. Работать с первичными бухгалтерскими документами: счетами, актами, УПД; проверять реквизиты и комплектность, контролировать получение и возврат. Организовывать почтовые отправления от юридического лица: готовить документы, оформлять письма и описи вложения, вести реестры и отслеживать доставку. Взаимодействовать с курьерскими службами, контрагентами и партнерами, вести деловую переписку. Административная поддержка офиса Обеспечивать офис необходимыми расходными и хозяйственными материалами. Взаимодействовать с управляющими и техническими службами здания. Контролировать состояние офисной техники и организацию ее обслуживания. Встречать посетителей, принимать звонки и решать текущие административные вопросы. Поддержка команды Помогать коллегам в подготовке и обработке документов. Вести и актуализировать платежный календарь, контролировать своевременную передачу счетов на оплату. Собирать информацию по задачам и проектам, отслеживать статусы и сроки. Готовить таблицы, простые отчеты и презентационные материалы. Выполнять административные поручения и контролировать их завершение. Требования: Опыт работы от 2 лет офис-менеджером, административным специалистом, делопроизводителем или помощником руководителя. Практический опыт работы с первичной документацией: счета, акты, УПД и аналогичные документы. Уверенное владение MS Office, особенно Excel и Word. Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки. Умение организовывать свою работу, расставлять приоритеты и соблюдать сроки. Готовность самостоятельно взаимодействовать с коллегами и контрагентами по телефону, электронной почте и в мессенджерах. Будет преимуществом: Опыт регулярных почтовых отправлений от юридического лица, оформления описей вложения и реестров. Знание ЭДО. Опыт работы с Google Таблицами и Google Презентациями. Какой специалист нам подойдет? Человек, который любит порядок в документах и процессах, внимателен к деталям и не теряет задачи из виду. Важно не бояться уточнять информацию, самостоятельно добиваться обратной связи и заранее сообщать о возможных задержках. Условия: Заработная плата до 80 000 ₽, итоговый уровень обсуждается с учетом опыта и компетенций. Официальное трудоустройство по ТК РФ. График 5/2, с 09:00 до 18:00. Гибридный формат: 4 дня в офисе, 1 день удаленно. Комфортный офис в центральной части Москвы, в пешей доступности от метро. Дружная команда, поддержка коллег и понятные рабочие процессы. Возможность предлагать улучшения и участвовать в оптимизации административных процессов. Если вам близок системный подход, вы любите порядок в документах и умеете организовывать работу так, чтобы ничего не терялось и выполнялось в срок, будем рады знакомству! Откликайтесь — расскажем подробнее о компании и задачах на первом этапе общения.