Помощник генерального директора (секретарь-референт)

Обязанности: Оперативное выполнение поручений генерального директора: оформление и покупка авиабилетов, ж/д билетов, заказ необходимых товаров и услуг, согласование и подписание счетов, взаимодействие с подрядчиками и контрагентами по текущим вопросам Приём, систематизация и обработка входящей корреспонденции (электронной и бумажной), включая доставку через курьерские службы, распределение документов по профильным отделам Поддержание эффективного документооборота: отслеживание движения, контроль сроков передачи и соблюдение внутреннего регламента документообмена Ведение и регулярное обновление внутренних списков сотрудников, предоставление актуальной информации по внутренним запросам Подготовка, оформление и ежедневная рассылка отчётов в установленные сроки Ведение архива отчётности и взаимодействие с ответственными подразделениями по вопросам корректировки данных Обработка входящих телефонных обращений, адресное перенаправление в соответствующие отделы Курирование взаимодействия с внешними подрядчиками, в том числе по уходу за растениями в офисе: контроль сроков, качества предоставляемых услуг и решение текущих организационных вопросов Формирование заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров, с учётом потребностей подразделений и бюджета, контроль поставок и сроков выполнения Организация и контроль работы курьеров и уборщиц: планирование графиков, согласование отпусков и больничных, распределение задач Централизованное реагирование на внутренние обращения от сотрудников офиса (в случае поломок, перемещений, бытовых запросов и пр.); оперативное перенаправление задач курьерам или хозяйственному персоналу Контроль своевременного и качественного исполнения поручений, обеспечение бесперебойного функционирования офисного пространства Требования: Опыт работы на аналогичной должности приветствуется Высшее/неоконченное высшее образование Знание программ: Word, MS Excel Грамотная устная и письменная речь Ответственность, пунктуальность, внимательность, исполнительность, доброжелательность Наличие навыков для работы в условиях многозадачности, умение расставлять приоритеты Условия: Работа в крупной развивающейся российской Компании (на рынке с 2001г.) Оформление по ТК РФ, стабильная выплата заработной платы Вкусное бесплатное питание в офисе (собственное производство) Ароматный натуральный кофе и вкусный чай в неограниченном количестве Разнообразные корпоративные и спортивные мероприятия График работы: 5/2 с 10:30 до 19:30 Комфортабельный офис расположен в 2-х минутах шаговой доступности от м. Волгоградский проспект