Секретарь (помощник) генерального директора

Обязанности: Полное административное сопровождение генерального директора. Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря встреч и мероприятий. Организация внутренних и внешних совещаний. Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции. Подготовка писем, приказов, распоряжений, служебных записок и иных документов. Контроль исполнения поручений генерального директора. Ведение деловой переписки. Организация электронного и бумажного документооборота. Прием телефонных звонков и посетителей. Подготовка презентаций, отчетов и других материалов по поручению руководителя. Организация командировок руководителя и сотрудников: бронирование авиабилетов; бронирование гостиниц; оформление трансфера; подготовка документов для получения виз (при необходимости); оформление командировочных документов. Взаимодействие со всеми подразделениями компании. Выполнение иных поручений генерального директора. Требования: Образование Высшее или среднее профессиональное образование. Дополнительное образование в области делопроизводства, документооборота или административной работы будет преимуществом. Опыт работы Опыт работы секретарем, помощником руководителя или офис-менеджером от 2 лет. Опыт сопровождения руководителя будет преимуществом. Профессиональные навыки Обязательно: грамотная устная и письменная речь; высокий уровень владения русским языком; уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint); опыт работы с офисной техникой; навыки деловой переписки; ведение документооборота; умение организовывать встречи и совещания; опыт организации командировок; умение работать с большим объемом информации; высокая скорость печати. Будет преимуществом: знание английского языка на уровне, достаточном для бронирования гостиниц, авиабилетов и решения организационных вопросов; опыт работы в CRM-системах и системе электронного документооборота; уверенное владение сервисами онлайн-бронирования; умение использовать современные ИИ-инструменты (ChatGPT и аналогичные) для подготовки документов, поиска информации, оформления презентаций и автоматизации повседневных задач. Личные качества высокая организованность; ответственность; внимательность к деталям; исполнительность; грамотность; коммуникабельность; стрессоустойчивость; умение работать в режиме многозадачности; дипломатичность; пунктуальность; инициативность; аккуратность; доброжелательность; высокий уровень самоорганизации; соблюдение конфиденциальности. Мы ожидаем, что кандидат умеет самостоятельно организовывать свою работу; эффективно взаимодействовать с руководителями подразделений; соблюдать деловой этикет; быстро находить необходимую информацию; контролировать сроки исполнения поручений; работать с конфиденциальной информацией; расставлять приоритеты и оперативно реагировать на изменение задач. Условия: оформление по ТК белая з/п