Офис-менеджер/Помощник руководителя

Обязанности: Ведение внутреннего и внешнего документооборота по сделкам; Ведение реестра счетов; Обеспечение административной и хозяйственной поддержки руководителя и бесперебойной работы офиса; Приём входящей корреспонденции и телефонных звонков, распределение информации по ответственным сотрудникам и подразделениям в соответствии с внутренними правилами; Ведение учета входящих и исходящих писем, контроль их хранения и своевременного исполнения; Передача документов на подпись руководителю, проверка корректности оформления и соблюдения требований к документам; Подготовка писем, запросов, служебных записок и иных документов по поручению руководителя; подготовка ответов адресатам; Составление распоряжений, доверенностей и других распорядительных документов по указанию руководителя, ведение их реестра и соблюдение хранения; Организация отправки писем, документов и посылок клиентам и поставщикам, взаимодействие и контроль курьерской службы. Встреча и сопровождение посетителей офиса; Организация совещаний и рабочих встреч руководителя: уведомление участников, подготовка материалов, регистрация участников, оформление итоговых протоколов и их хранение; Организация командировок сотрудников и руководителя: бронирование билетов, гостиниц, заказ транспорта,подготовка авансовых отчетов; Поиск информации, подготовка данных и выполнение отдельных поручений руководителя; Контроль наличия расходных материалов, офисной техники, хозяйственных принадлежностей, закупка необходимых товаров; взаимодействие с обслуживающим персоналом; Контроль состояния офисного оборудования, технических коммуникаций и оргтехники, инициирование ремонта или обслуживания при необходимости. Требования: Опыт работы с документами в административной или операционной роли; Уверенное владение ПК (MS Office, желательно 1С и CRM); Внимательность к деталям и системность; Умение работать в режиме многозадачности; Ответственность и организованность; Инициативность и нацеленность на результат; Готовность к постоянному обучению и развитию профессиональных компетенций. Условия: Официальное оформление по Трудовому кодексу с оплатой отпусков, больничных и других социальных гарантий; Работа в надежной и активно развивающейся компании с дружной командой профессионалов; Испытательный срок 2 месяца; График работы 5/2 по будням с 8.00 до 17.00.