Офис-менеджер

Обязанности: управлять офисными процессами и инфраструктурой: поддерживать бесперебойную работу офиса, контролировать состояние помещений и соблюдение стандартов чистоты и порядка; планировать и контролировать закупки для офиса: канцтовары, хозтовары, расходные материалы; вести учёт остатков, формировать заявки, согласовывать объёмы, отслеживать поставки; взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками (канцелярия, клининг, связь, обслуживание техники), вести базу контактов, контролировать исполнение заявок, оформлять документы по приёмке; контролировать исправность офисной техники и оборудования, оперативно оформлять заявки на ремонт и техобслуживание, вести учёт обращений в сервисные службы; организовывать подготовку помещений к совещаниям и презентациям, обеспечивать оснащение мероприятий (проектор, экран, раздаточные материалы и т. п.), вести протоколы совещаний; вести делопроизводство и документооборот: регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, контролировать сроки ответов и исполнения поручений, систематизировать и архивировать документы, обеспечивать сохранность и разграничение доступа; принимать посетителей и обеспечивать пропускной режим: координировать встречи с сотрудниками компании, при необходимости сопровождать гостей по территории офиса; работать с курьерскими и почтовыми службами: принимать и отправлять корреспонденцию, отслеживать статусы, контролировать сроки доставки; координировать поток запросов между отделами, маршрутизировать обращения, фиксировать статусы задач и напоминать ответственным о сроках. Требования: среднее профессиональное или высшее образование (желательно по направлениям «делопроизводство», «офис-менеджмент», «юриспруденция», «экономика» или смежным); опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником руководителя от 3 до 6 лет; опыт в строительной или производственной компании — преимущество; уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), знание 1С; навыки планирования, многозадачности, деловой переписки и переговоров; умение взаимодействовать с разными уровнями персонала — от офиса до прорабов; стрессоустойчивость, инициативность, внимательность к деталям, доброжелательность. Условия: график работы 5/2; полная занятость; официальное трудоустройство по Трудовому кодексу РФ (трудовой договор); выплата заработной платы два раза в месяц.