Секретарь - делопроизводитель

Судоходная компания, входящая в группу компаний «Карелкамень», приглашает стать частью команды активного, знающего свое дело секретаря-делопроизводителя! Обязанности: 1. Электронный документооборот и согласование договоров в 1С:ERP / 1С:ЭДО (основной функционал): Инициация процедур согласования договоров и доп. соглашений: внесение реквизитов, загрузка проектов, настройка маршрутов согласования согласно внутреннему Регламенту. Ежедневный мониторинг статусов документов в системе («На согласовании», «Согласовано», «Отклонено», «Согласовано с замечаниями»). Оперативная работа с замечаниями: уведомление ответственных менеджеров/инициаторов, возврат документов на доработку с комментариями, контроль повторного запуска. Контроль передачи согласованных документов на подписание уполномоченным лицам, сканирование подписанных экземпляров и прикрепление в карточку 1С:ERP. Ведение и регулярная актуализация реестра договоров, контроль статусов их исполнения. Запуск на согласование внутренних бизнес-процессов (заявки на оплату, служебные записки, заявки на командировки и др.). 2. Организация документооборота: Прием, регистрация (в журналах/электронной базе) и распределение входящей корреспонденции (письма, счета, акты, накладные). Оформление, проверка корректности и отправка исходящих документов; подготовка писем, приказов, протоколов, служебных записок. Обеспечение передачи документов в архив Общества или их уничтожения по истечении срока хранения (совместно с бухгалтерией). Контроль соблюдения сроков исполнения поручений и согласований. 3. Административное и офисное сопровождение: Жизнеобеспечение офиса. Взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России (отправка/получение корреспонденции, экспресс-доставка). Посещение банка для получения выписок и справок (для экономического и юридического отделов). Travel-сопровождение сотрудников (работа в SmartWay), организация встреч, прием посетителей. Взаимозаменяемость: исполнение обязанностей второго секретаря на период его отпусков/больничных. Требования: 1. Образование и опыт: Среднее профессиональное / высшее образование. Опыт работы в административной сфере или делопроизводстве не менее 2 лет. 2. 1С:ERP / 1С:ЭДО (обязательно): Уверенный пользователь. Понимание логики электронных маршрутов согласования, умение работать со статусами, комментариями, карточками документов и реестрами.Опыт сопровождения именно договорных процедур будет решающим преимуществом.3. Профессиональные навыки: Знание правил деловой переписки, норм оформления организационно-распорядительных документов и ведения архивов. Уверенное владение MS Office (Word, Excel), Outlook, браузерами, поисковыми сервисами. Высокая грамотность, системность, внимательность к деталям и реквизитам. 4. Личные и деловые качества: Строгий контроль сроков регистрации, согласования и отправки документов. Понимание важности коммерческой тайны и конфиденциальности обрабатываемых данных (особенно условий договоров с поставщиками). Грамотная устная и письменная речь, развитые навыки делового этикета, умение выстраивать коммуникацию со всеми отделами. Способность работать в режиме многозадачности без потери качества. Условия: 1. Официальное оформление по ТК РФ.2. Уровень заработной платы обсуждается индивидуально.3. ДМС со стоматологией после испытательного срока.4. График работы 5/2 с 09:00 до 17:30 (офис в 10 минутах от м. Новочеркасская).