Обязанности:
«КОНТРОЛ Логистика» - транспортная компания, осуществляющая грузоперевозки по всей России и обеспечивающая транспортное обслуживание крупных корпоративных клиентов. Компания располагает разветвлённой региональной структурой, включающей 9 автоколонн, и собственным автопарком численностью более 500 транспортных средств. Приглашаем в команду Помощника генерального директора, который обеспечит организационную, информационную и административную поддержку руководителя, поможет эффективно организовать его рабочий день и будет сопровождать исполнение управленческих поручений. Чем предстоит заниматься 1. Организация работы генерального директора Планирование и ведение рабочего календаря генерального директора. Организация встреч, совещаний, переговоров и деловых мероприятий. Согласование графика встреч с руководителями подразделений, сотрудниками и внешними контрагентами. Подготовка необходимых материалов, документов и информации к встречам. Приём и предварительная обработка входящей корреспонденции, обращений и документов. 2. Сопровождение совещаний и контроль поручений Самостоятельное ведение протоколов совещаний и рабочих встреч. Фиксация принятых решений, поставленных задач, ответственных исполнителей и сроков. Направление протоколов участникам совещаний и контроль получения информации о выполнении поручений. Напоминание ответственным сотрудникам о сроках исполнения задач. Сбор информации о статусе выполнения поручений и подготовка сводной информации для генерального директора. Информирование руководителя о задержках, проблемных вопросах и рисках неисполнения. 3. Организация командировок (Travel Support) Организация деловых поездок генерального директора и сотрудников компании. Подбор и бронирование авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц. Организация трансферов и иных транспортных услуг. Подготовка программы поездок, необходимых документов и маршрутов. Оперативное решение вопросов при изменении планов, отмене рейсов и других внештатных ситуациях. Сбор документов по итогам командировок. 4. Документооборот и информационная поддержка Подготовка проектов деловых писем, служебных записок, справок и отчетов. Организация входящего и исходящего документооборота. Проверка комплектности документов, наличия согласований и необходимых приложений перед передачей генеральному директору. Организация передачи документов на подписание и контроль их возврата. Сбор, систематизация и анализ информации по запросам руководителя. Подготовка презентаций и аналитических материалов. 5. Административно-хозяйственное обеспечение Организация бесперебойной работы офисов компании. Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и обслуживающими организациями. Организация технического обслуживания, ремонта и уборки офисных помещений. Контроль исправности оборудования, мебели, инженерных систем и коммуникаций. Организация закупки канцелярских и хозяйственных товаров, мебели и оборудования. Контроль расходования материальных ресурсов, участие в инвентаризациях. Контроль исполнения договорных обязательств подрядчиками и поставщиками, участие в подготовке договорной документации и контроль административно-хозяйственных расходов. Наши ожидания от кандидата Обязательные требования: Опыт работы помощником генерального директора, исполнительным ассистентом или личным помощником первого лица компании от 1 года. Практический опыт организации командировок руководителя: бронирование билетов, гостиниц, трансферов, сопровождение изменений маршрутов. Опыт самостоятельного ведения протоколов совещаний с фиксацией решений, ответственных и сроков исполнения. Опыт контроля исполнения поручений руководителя и взаимодействия с руководителями структурных подразделений. Навыки деловой переписки и подготовки управленческих документов. Умение работать с большим объёмом информации, расставлять приоритеты и соблюдать сроки. Грамотная устная и письменная речь. Профессиональные навыки: Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Знание 1С. Опыт работы с электронным документооборотом. Навыки подготовки презентаций, отчетов и аналитических материалов. Опыт взаимодействия с подрядчиками и поставщиками. Личные качества: Высокая организованность и системность. Проактивность, умение работать на опережение. Внимательность к деталям и ответственность. Коммуникабельность и доброжелательность. Умение сохранять конфиденциальность. Гибкость и способность быстро адаптироваться к изменению приоритетов руководителя. Мы предлагаем Официальное трудоустройство по ТК РФ. Заработная плата: 150 000 рублей на испытательный срок Испытательный срок -3 месяца. График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00. Работа в офисе: г. Москва, Большой Гнездниковский переулок, 1с2. Работа в непосредственном взаимодействии с генеральным директором компании. Возможность участвовать в организации управленческих процессов и взаимодействии с руководителями подразделений. Будем рады вашему отклику! В сопроводительном письме просим кратко ответить на три вопроса: В каких компаниях и на протяжении какого времени вы работали помощником генерального директора или первого лица компании? Есть ли у вас практический опыт организации командировок руководителя? Приходилось ли вам самостоятельно вести протоколы совещаний и контролировать исполнение зафиксированных поручений?Похожие вакансии
Помощник генерального директора
От 140 000 руб.
Москва
ФГБНУ ФИЦ Оригинальных и Перспективных Биомедицинских и Фармацевтических Технологий
Помощник генерального директора
От 126 500 до 126 500 руб.
Москва
Театральный музей им. А.А. Бахрушина, ФГБУК ГЦТМ