Административный менеджер

Обязанности: Контроль за функционированием офиса (порядок, техника, связь, доступ, безопасность). Заказ канцелярских и хозяйственных товаров, бытовой химии; работа с поставщиками, контроль поставок и остатков. Составление и контроль бюджета на офисные расходы. Подготовка регулярных отчетов по офисной деятельности и расходам. Взаимодействие с администрацией собственника здания (коммунальные вопросы, доступ, пропускная система, договоренности). Организация приема посетителей: встреча, координация, обеспечение комфортных условий. Решение, контроль и исполнение задач, поставленных руководителем. Работа с первичной бухгалтерской документацией: взаимодействие с бухгалтерией; оплата счетов; контроль закрывающих документов (акты, УПД, счета-фактуры и пр.). Оформление и регистрация внутренних документов: документооборот (входящая/исходящая корреспонденция); распоряжения, приказы, доверенности и иные документы по деятельности компании. Ведение документооборота по проектам: сбор, регистрация и хранение проектной документации (договоры, спецификации, сметы, графики, акты, переписка); контроль версий и актуальности документов по каждому проекту; подготовка комплектов документов для внутренних согласований, заказчиков, контрагентов и тендерных процедур; ведение реестров и архивов проектной документации (в т. ч. в электронном виде, 1С, ЭДО). Участие в подготовке тендерной документации и коммерческих договоров. Организация и участие в переговорах (встречи, звонки, протоколирование, фиксация решений). Административная поддержка по отдельным проектам по поручению директора: координация рабочих групп; постановка сроков; обратная связь и контроль исполнения. Взаимодействие с заказчиками по организации документооборота. Оплата счетов, заполнение типовых договоров, работа в системах ЭДО. Требования: Опыт работы административным менеджером, офис-менеджером, помощником руководителя или в аналогичной роли — от 1 года. Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook; PowerPoint — желательно). Опыт работы в 1С (документооборот, счета, акты) и системах ЭДО. Опыт ведения документооборота (в т. ч. по проектам/договорам). Грамотная письменная и устная речь, аккуратность в оформлении документов. Умение работать с большим объемом информации, соблюдать сроки и дедлайны. Ответственность, исполнительность, внимательность к деталям. Готовность выполнять разнородные задачи и оперативно реагировать на поручения руководителя. Условия: Стабильную работу в действующей компании. Зарплату: на испытательный срок (3 месяца) — 80 000 ₽ на руки; после испытательного срока — 100 000 ₽ на руки+ премии по результатам работы.. Комфортный офис, понятные задачи. Возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности.