Административный менеджер

СМК-ИНЖИНИРИНГ — динамичная и надежная инжиниринговая компания полного цикла. Мы специализируемся на реализации промышленных и гражданских объектов «под ключ»: от проектирования и снабжения до строительства и ввода в эксплуатацию. Обязанности: обеспечивать бесперебойную жизнедеятельность офиса: заказывать расходные материалы, контролировать хозяйственные вопросы, организовывать обеспечение руководителей и посетителей чаем, кофе и сопутствующими расходными материалами; Вести документооборот: принимать, регистрировать, распределять входящую корреспонденцию идокументы, вести реестр, контролировать сроки исполнения, обеспечивать оперативный документооборот между подразделениями компании, формировать и отправлять исходящую корреспонденцию через «Почту России», курьерские службы и экспресс-доставку, формировать и хранить архивы; работать в сrm-системе Битрикс24; Принимать и распределять входящие звонки, консультировать по базовым вопросам, переключать на профильных сотрудников, фиксировать сообщения и передавать информацию ответственным лицам; Работать с электронной почтой: обрабатывать входящие письма, отвечать на типовые запросы, сортировать и маршрутизировать корреспонденцию, следить за сроками ответов; Организовывать встречи u совещания: согласовывать графики участников, бронироватьпереговорные комнаты, создавать ссылки, подготавливать пространство и необходимое оборудование; Оказывать trаvеl-поддержку сотрудникам и руководителю: бронирование авиа- и ж/д билетов, отелей, трансферов; взаимодействие с корпоративными тревел-сервисами или агентствами (оформление бронирований, внесение изменений, отмены); Контролировать счета за коммунальные услуги и иные хозяйственные платежи, своевременно передавать их на оплату, вести учёт (в lC) и архив платёжных документов; Писать письма и служебные записки в деловом стиле, готовить шаблоны и типовые тексты, согласовывать с руководителем; Выполнять текущие поручения руководителя, оперативно реагировать на срочные задачи, соблюдать приоритеты и сроки исполнения; Поддерживать клиентоориентированный подход при взаимодействии с внутренними и внешними клиентами: вежливо и корректно обрабатывать запросы, решать типовые вопросы, своевременно эскалировать сложные случаи Требования: среднее специальное или высшее образование; опыт работы офис-менеджером/ администратором/ помощником руководителя от 3 лет; уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook), Битрикс24, знание систем электронного документооборота, опыт внедрения и администрирования СЭД- будет преимуществом; грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки; организованность, внимательность к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности; стрессоустойчивость, доброжелательность, высокий уровень клиентоориентированности; готовность к выполнению разноплановых поручений и поддержанию порядка в офисе. Мы предлагаем конкурентоспособную заработную плату (обсуждается индивидуально по итогам собеседования) оклад + премия График работы 5/2, 9.00 -18.00 официальный трудовой договор комфортный офис в бизнес-центре возможности для профессионального ростаМы ищем специалистов, которые: · Стремятся участвовать в знаковых, сложных проектах. · Ценят профессиональную среду и командную работу. · Готовы вносить вклад в создание промышленных объектов будущего. Присоединяйтесь к нашей команде, чтобы вместе строить новые технологические горизонты.