Обязанности:
Мы — e-commerce компания с оборотом 1,8+ млрд ₽ в год.Работаем на Wildberries и Ozon. Входим в ТОП-100 продавцов на маркетплейсах. Ищем личного ассистента собственника в офис. Это роль рядом с собственником бизнеса.Главная задача — снять с него личную, бытовую и ежедневную организационную нагрузку: календарь, встречи, напоминания, брони, поездки, покупки, доставки, записи, сервисы, бытовые вопросы и личные поручения. Нужен не секретарь.Не офис-менеджер.Не человек “на подхвате”. Нужен внимательный, быстрый и самостоятельный ассистент, которому можно доверить личный контур собственника и быть уверенным, что всё будет организовано, проверено и доведено до результата. Главный результат роли Собственник не держит в голове мелкие организационные задачи. — встречи не теряются;— записи сделаны;— брони подтверждены;— доставки оформлены;— покупки заказаны;— поездки организованы;— машина, апартаменты, сервисы и бытовые вопросы под контролем;— напоминания срабатывают вовремя;— если что-то пошло не по плану — есть 2–3 варианта решения. Что нужно делать 1. Календарь и организация дня — вести календарь собственника: встречи, звонки, напоминания, переносы;— проверять адреса, время, участников, ссылки, маршруты;— заранее ставить буферы между встречами;— напоминать о важных задачах, событиях и договорённостях;— помогать выстраивать день так, чтобы не было хаоса и накладок. 2. Личные организационные поручения — бронировать рестораны, отели, билеты, трансферы, сервисы;— организовывать поездки, перемещения, встречи и личные планы;— записывать в клиники, салоны, сервисы, баню, спорт, мероприятия;— заказывать покупки, доставку, воду, вещи, подарки, бытовые товары;— координировать курьеров, клининг, ремонт, авто-сервисы и другие бытовые вопросы;— искать варианты, сравнивать условия и давать короткую рекомендацию. 3. Быт, офис и личная инфраструктура — помогать с вопросами по апартаментам, офису, машине и личным сервисам;— контролировать регулярные бытовые задачи;— договариваться с исполнителями и сервисами;— следить, чтобы поручения не зависали;— быстро решать нестандартные бытовые и организационные вопросы. 4. Коммуникации — общаться с курьерами, сервисами, ресторанами, отелями, клиниками, банками, администраторами, подрядчиками;— уточнять детали, подтверждать договорённости, добиваться ответа;— писать коротко, понятно и по делу;— передавать собственнику только важный статус, без лишней воды. 5. Простые документы и поручения — работать с простыми документами, файлами, счетами, записями, таблицами по личным и организационным задачам;— передавать документы, контролировать получение и подтверждение;— фиксировать статусы по поручениям;— вести список регулярных задач, напоминаний и дедлайнов. Что важно в этой роли Задача считается выполненной не тогда, когда вы “написали”, “попросили” или “отправили”. Задача выполнена, когда есть подтверждённый результат. Например: — ресторан забронирован, бронь подтверждена;— запись сделана, адрес и время проверены;— доставка оформлена и отслеживается;— документы переданы и получены;— встреча стоит в календаре, участники предупреждены;— машина записана в сервис;— покупка заказана;— если возникла проблема — предложены варианты решения. Кого ищем Нужен человек, который: — умеет быстро организовывать;— не теряет детали;— не боится звонить, уточнять и договариваться;— умеет работать с личными поручениями без ощущения “это не моя задача”;— пишет коротко и ясно;— держит задачи, сроки и напоминания;— не ждёт подробную инструкцию на каждый шаг;— умеет искать решения самостоятельно;— спокойно работает в высоком темпе;— соблюдает конфиденциальность;— понимает, что личный ассистент — это роль высокого доверия. Обязательные требования — опыт личным ассистентом, персональным ассистентом, помощником руководителя, lifestyle assistant, администратором premium-сервиса или координатором от 1 года;— готовность работать в офисе 5/2 полный день;— грамотная устная и письменная речь;— уверенное владение календарём, Google Docs / Word, Google Sheets / Excel, Telegram / WhatsApp;— умение вести список задач, сроки, статусы и напоминания;— внимательность к датам, адресам, суммам, контактам и договорённостям;— комфортное отношение к личным организационным поручениям;— конфиденциальность. Будет плюсом — опыт работы с собственником бизнеса / предпринимателем / первым лицом;— опыт в premium service, concierge, travel, family office, клиниках, отелях, ресторанах, недвижимости;— опыт организации поездок, бронирований, доставок, бытовых задач;— водительские права;— английский для бронирований, поездок и сервисов;— умение быстро находить качественные варианты и сравнивать их по цене, уровню, удобству и рискам. Что не входит в роль Это не бизнес-ассистент и не операционный директор. В роли не нужно: — управлять командой;— отвечать за продажи;— вести P&L;— руководить проектами компании;— заниматься Wildberries / Ozon как менеджер;— вести найм как HR;— управлять производствами и поставщиками как project manager. Основной фокус — личный, бытовой, календарный и организационный контур собственника. Не подойдёт Не стоит откликаться, если: — вам нужен удалённый или гибридный формат;— вы хотите спокойную офисную работу без срочных задач;— вам некомфортны личные поручения;— вы не любите звонить, уточнять и договариваться;— вы теряете детали, сроки, адреса и договорённости;— вам нужно постоянно напоминать;— вы привыкли работать только по подробной инструкции;— вам сложно быстро переключаться между разными задачами;— вы не готовы быть рядом с собственником и держать высокий уровень доверия. Что будет считаться хорошим результатом Через 2 недели: — календарь в порядке;— встречи не теряются;— личные поручения фиксируются и закрываются;— напоминания работают;— брони, доставки, записи и бытовые задачи под контролем;— собственнику не нужно повторять одну и ту же задачу несколько раз. Через 1 месяц: — собственник меньше отвлекается на организационные вопросы;— регулярные личные задачи выполняются стабильно;— сервисы, записи, покупки, поездки, доставки и бытовые вопросы идут через ассистента;— у ассистента есть понятная система задач, сроков и статусов;— большинство личных организационных вопросов закрывается без ручного контроля собственника. Условия — формат: офис;— график: 5/2, полный день;— доход: 180 000–250 000 ₽ на руки, по итогам интервью и уровня опыта;— после испытательного срока возможен пересмотр дохода при сильном результате;— работа напрямую с собственником бизнеса;— высокий уровень доверия;— сильный предпринимательский контекст;— понятная зона ответственности без размывания в бизнес-задачи. Как откликнуться В отклике ответьте на 5 вопросов: Какой у вас был опыт личным ассистентом / персональным ассистентом / помощником руководителя? Какие личные и организационные задачи вы закрывали лично? Комфортен ли вам офисный формат 5/2? Комфортны ли вам задачи: брони, покупки, доставки, записи, поездки, бытовые вопросы? Какой доход на руки рассматриваете и когда готовы выйти? После отклика кандидатов, которые подходят по опыту и формату, приглашаем пройти короткую анкету и тесты.Похожие вакансии
Личный ассистент руководителя/ собственника бизнеса
От 200 000 руб.
Москва
Нашинец Марина Васильевна
Персональный ассистент предпринимателя / Личный помощник собственника бизнеса
От 100 000 до 250 000 руб.
Москва
Бикбулатова Эвелина Аликовна