Обязанности:
ВАКАНСИЯ Персональный ассистент руководителя (рабочие задачи + организация личного времени и семьи) О позиции Ищу персонального ассистента, который возьмёт на себя операционное сопровождение моей рабочей и личной жизни. Я руковожу несколькими направлениями бизнеса (бухгалтерское и юридическое сопровождение клиентов, проект по пазлам, B2B-услуги), у меня много ежедневных задач, планёрок, контролей и параллельно — дочь 6 лет, ради которой я хочу освобождать больше качественного времени. Цель найма — снять с меня рутину, структурировать хаос, навести порядок в задачах и помочь выстроить здоровый ритм жизни. Это позиция для человека, который любит наводить порядок и умеет вести за руку — деликатно, но настойчиво. Формат работы Режим Удалённый или гибридный (при нахождении в Санкт-Петербурге/Москве — возможны встречи) Занятость Полная или 6/7 часов в день, с понедельника по пятницу + лёгкая включённость в выходные по срочным вопросам Старт Апрель–май 2026, как можно скорее Подчинение Напрямую мне Испытательный срок 1 месяц I. Рабочие обязанности 1. Ведение календаря и задач Ежедневно перед стартом дня готовить бриф: что сегодня по плану, что горит, что требует моего решения Вести единый календарь задач в Excel (уже разработан) — обновлять статусы, отмечать выполненное, переносить несделанное Напоминать о звонках, встречах, дедлайнах за 30 минут и за день Готовить списки задач для делегирования и контролировать их исполнение 2. Планёрки — организация и ведение У нас 6 тематических планёрок в день по 15 минут + общая планёрка МАБО в 13:00 + юридические планёрки по ротации. Ассистент: Заранее собирает повестку каждой короткой планёрки (по платежам, по первичным документам, по недостающим документам) Присутствует на утренних планёрках, ведёт короткий протокол — кто что делает, к какому сроку Со временем частично ведёт эти планёрки самостоятельно — особенно утренние утилитарные (платежи, первичка) После планёрок разносит задачи по ответственным и по Мегаплану 3. Поддержка финансово-бухгалтерского блока Собирать документы от сотрудников и клиентов: справки ЕНС, первичные документы, закрывающие, счета Вести реестр платежей (отдельно РФ, отдельно валютных) — подготовка к согласованию, прикрепление подтверждающих документов Готовить черновики шаблонов и инструкций по платежам, отчётности, работе в 1С (под моим контролем) Сверять оплаты в банк-клиентах, выверять суммы с таблицами Готовить материалы для отчётов по НДС, налогу на прибыль, УСН — подборка документов для двойного контроля 4. Обзвоны и коммуникации Звонки партнёрам по сертификации пазлов, патенту, поставщикам Звонки в налоговые, банки, госорганы для уточнения статусов (кроме вопросов, требующих моего личного участия) Переписка с китайской командой, чешским бухгалтером по срокам и документам 5. Аналитика и отчёты Подготовка черновиков дэшбордов (ЕНС, взаиморасчёты с бюджетом, карта здоровья клиентов) Обработка таблиц через Claude/Gemini — по моим промтам, с последующей проверкой Еженедельный отчёт по ключевым показателям: статус отчётности, дебиторка, Мегаплан, платежи 6. Поиск и координация подрядчиков Поиск и первичный отбор фрилансеров: дизайнер, специалист по ОНФ, специалист по 1С Фреш Организация встреч со старшим бухгалтером, юристами, адвокатом (Наталья Викторовна) Координация по вопросам офиса СПб (мебель, техника, интернет, телефония) 1. Организация времени с дочерью (6 лет) Помощь в выборе и записи дочери в частную школу: сбор информации о школах, сравнение, запись на собеседования, оформление депозита Поиск развивающих занятий: бассейн, танцы, творческие студии — изучить варианты, составить сравнительную таблицу, записать Поиск англоязычного сада при обсуждении временного проживания в СПб Планирование выходных и совместного времени: идеи активностей в текущем городе (музеи, мастер-классы, детские мероприятия), бронирование билетов Заказ детских книг, игрушек, одежды, мелочей по моим запросам (через Ozon, WB, детские магазины) Подготовка к крещению дочери: выбор храма, согласование даты со священником, приглашение крёстных, организационные моменты 2. Семейные и личные финансы Ежемесячные переводы родственникам (маме, брату) — по расписанию, без напоминаний от меня Учёт личных расходов и ведение личного бюджета (в отдельной таблице) Напоминания об оплате частной школы, занятий дочери, коммунальных платежей Помощь в контроле резервной финансовой подушки 3. Здоровье Ведение медицинского календаря для меня и дочери (плановые осмотры, стоматолог, зрение) Запись на приёмы, поиск хороших специалистов (в СПб, Москве, Курске — в зависимости от локации) Напоминания о витаминах, обследованиях Организация визитов в СМ-Клинику, к стоматологу — заранее на календарь 4. Шопинг и бытовые вопросы Заказ бытовых мелочей на Ozon/WB по моему списку (шторы, салфетки, кухонные принадлежности, гардероб) Поиск и заказ мебели для офиса СПб, для дач Координация с курьерами и доставками 5. Путешествия и логистика Бронирование билетов и гостиниц по моим перемещениям (СПб, Москва, Курск, Китай) Продумывание маршрутов, сравнение вариантов проживания Подготовка документов к поездкам (виза Австралия, если будет актуально; справки для Китая) Планирование семейного отпуска с дочерью: куда, когда, с каким бюджетом, бронь заранее 6. Техническая поддержка в личных вопросах Обновление телефона (Apple), помощь с Каспий Банком, СберID, приложениями Восстановление доступов к хостингам, паролей (совместно с Николаем — технической командой) Настройка личных подписок и сервисов III. Требования к кандидату Обязательные Опыт работы персональным или бизнес-ассистентом от 1-2 лет Высокая внимательность к деталям и дисциплина с дедлайнами Уверенное владение Excel/Google Sheets (таблицы, фильтры, формулы базового уровня) Опыт работы в CRM (желательно Мегаплан или похожие) Умение обзванивать людей — вежливо, но настойчиво добиваться результата Грамотная устная и письменная речь Базовое понимание документооборота (счёт, акт, договор — хотя бы общее представление) Разумная самостоятельность: способность принимать решения по типовым вопросам без постоянных уточнений Будет большим плюсом Базовые знания бухгалтерии или работы в 1С Опыт работы с ИИ-инструментами (Claude, ChatGPT, Gemini) Английский язык (для задач по иностранным компаниям и чтения материалов) Опыт работы с семьёй/детьми (не нянькой, а в части организации) Проживание в СПб или Москве Личные качества Организованность — ваш способ жить, а не режим, который вы включаете Эмоциональная устойчивость: я работаю интенсивно, иногда задачи меняются в течение дня Конфиденциальность — абсолютная. Часть задач касается личных финансов, семьи, медицинских вопросов Проактивность: не ждать задач, а видеть пробелы и предлагать решения Деликатность в общении с моей дочерью и семьёй, если будете пересекаться Готовность учиться — я буду давать доступы к Claude и другим инструментам, показывать методики IV. Что предлагаю Интересную работу с реальным масштабом задач и видимым результатом Возможность профессионального роста: от исполнителя рутины — до правой руки руководителя Обучение работе с ИИ-инструментами (Claude, Gemini и др.) — это даст преимущество на любом дальнейшем рынке труда Гибкий график внутри согласованных рамок Прозрачная система KPI и понятный рост зарплаты при результатах Стабильная оплата 2 раза в месяц, оформление по ТК или самозанятость — обсуждаемо Уровень дохода обсуждается по итогам собеседования в зависимости от опыта V. Как откликнуться Пришлите короткое сопроводительное письмо (свободная форма) с ответами на три вопроса: Почему именно эта позиция вам интересна? Приведите пример ситуации, когда вы навели порядок в чьём-то хаосе — что было, что сделали, что получилось Как вы относитесь к работе, где рабочие и личные задачи руководителя смешаны? Резюме — приложением. Видеообращение на 1-2 минуты о себе — огромный плюс. Жду ваш отклик!Похожие вакансии