Руководитель отдела делопроизводства

Группа компаний «СоюзАгроХим» — российский производитель и дистрибьютор средств защиты растений. Работаем с крупными агрохолдингами и развитой дистрибьюторской сетью по всей России. Компания активно растёт: увеличивается объём договоров, контрагентов, внутренних регламентов и корреспонденции. Ищем руководителя, который выстроит документооборот как систему — со стандартами, регламентами и контролем исполнения. Обязанности: Организация и контроль документооборота: Выстраивание, стандартизация и оптимизация системы документооборота в компании: входящие, исходящие, внутренние документы; Мониторинг процессов документооборота и выявление узких мест; Контроль соблюдения установленных стандартов всеми подразделениями; Контроль исполнительской дисциплины по документообороту. Электронный документооборот: Администрирование работы СЭД (структура ролей, маршруты и т.д.); Организация и контроль работы с ЭДО с контрагентами: Диадок, СБИС; Методологическая поддержка сотрудников при работе с системами документооборота.​​​​​​Договорная работа и первичная документация: Организация процесса согласования договоров: маршруты визирования, контроль прохождения; Контроль наличия подписанных оригиналов и своевременного возврата от контрагентов; Координация передачи первичной документации в бухгалтерию и юридический отдел. Внутренний документооборот: Организация подготовки и оформления приказов, распоряжений, служебных записок; Доведение внутренних документов до исполнителей, контроль обратной связи; Ведение протоколов совещаний, контроль исполнения поручений; Работа с корпоративной почтой: регистрация, распределение, контроль ответов. Архив Организация архивного хранения: формирование дел, описи, сроки хранения; Обеспечение сохранности документов в соответствии с требованиями законодательства; Организация уничтожения документов с истёкшими сроками хранения. Управление командой Управление отделом документооборота: постановка задач, контроль качества работы; Формирование стандартов и регламентов для команды; Участие в подборе сотрудников отдела совместно с HR. Требования: Обязательно: Опыт в делопроизводстве или документообороте — от 3 лет, из них не менее 1 года на позиции старшего специалиста или руководителя; Глубокое знание правил документооборота: ГОСТ Р 7.0.97-2016, номенклатура дел, сроки хранения по 125-ФЗ; Знание 1С, уверенный пользователь Word, Excel, Outlook; или СЭД; Опыт разработки регламентов, инструкций по делопроизводству, шаблонов документов; Опыт работы с договорным документооборотом: маршруты согласования, реестры, контроль; Грамотная письменная речь — документы должны быть безупречны; Умение работать с большим объёмом задач, расставлять приоритеты и контролировать исполнение. Будет плюсом: Опыт внедрения СЭД или перехода на электронный документооборот с нуля; Опыт работы с ЭДО-платформами: Диадок, СБИС; Профильное образование: документоведение, делопроизводство, юриспруденция, управление; Опыт в производственной или дистрибьюторской компании; Опыт управления командой — даже небольшой. Условия: оформление и деятельность по трудовому законодательству Российской Федерации; зп полностью "белая"- от 130 000 на руки ; премии по итогам работы за отчетный период (два раза в год); начало рабочего дня с 8.00, офис в шаговой доступности от метро Калужская (БЦ NeoGeo); корпоративная мобильная связь; медицинское страхование.