Бизнес ассистент генерального директора

Компания Инфомедиа — разработчик комплексных ИТ-решений для крупного бизнеса, органов власти и государственных компаний. Мы создаем цифровые платформы, сайты, мобильные и десктопные приложения, игры, геоинформационные сервисы со встроенной навигацией, высоконагруженные системы, музейные экспозиции и электронные стенды, которые делают знания доступными, а цифровую среду — живой и увлекательной. Сейчас мы ищем бизнес ассистента генерального директора. Обязанности: 1. Контроль исполнения поручений и управление статусами: Постановка на контроль всех поручений и решений, сформулированных Генеральным директором в ходе совещаний и личных коммуникаций. Контроль сроков исполнения поручений сотрудниками Компании. Регулярное отслеживание статусов исполнения по каждому поручению, в том числе на основе протоколов встреч. Формирование и предоставление Генеральному директору структурированных статус-отчетов о ходе и результатах выполнения поручений. Подготовка статусов по проведенным встречам для дальнейшего контроля выполнения принятых решений. 2. Управление расписанием и приоритетами: Ведение и оптимизация рабочего календаря Генерального директора. Отслеживание повесток встреч, совещаний и внутренних обращений сотрудников. 3. Документационное обеспечение: Подготовка, оформление и написание официальных исходящих писем от имени Генерального директора, в том числе в адрес компаний государственного сектора. Обеспечение соблюдения требований к официальной переписке с госсектором (регистрационные номера, ссылки на исходящие документы, сроки ответа, корректность реквизитов и формулировок). Контроль прохождения официальной корреспонденции и фиксация подтверждений получения / ответов. Организация подготовки документов к встречам и совещаниям Генерального директора. Ведение протоколов совещаний с фиксацией поручений, принятых решений Генерального директора и назначенных ответственных. 4. Организационная поддержка: Организация командировок, деловых поездок и встреч (включая бронирование билетов, гостиниц, трансферов, взаимодействие с консьерж-службами и такси). Выполнение отдельных поручений Генерального директора лично, а также координация сотрудников для их реализации. Информационно-аналитическая поддержка (поиск данных по запросам). Организация поздравлений ключевых клиентов и партнеров. Требования: Опыт работы на аналогичной должности (бизнес-ассистент, помощник руководителя, секретарь-референт) с поддержкой первых лиц компаний — не менее 3 лет, из которых не менее 1–2 лет с явным функционалом взаимодействия с компаниями госсектора. Наличие опыта взаимодействия с компаниями из госсектора в рамках предыдущих мест работы. Понимание структуры и иерархии типовых госорганов (ФНС, Минпромторг, Минцифры, Росреестр, администрации, комитеты и пр.). Навыки официальной коммуникации и подготовки писем с соблюдением делового стиля, требований к оформлению исходящей документации (шапка, ссылки, обоснования, приложения, резолюции). Знание типовых форматов запросов, уведомлений, пояснительных записок, ответов на предписания. Опыт ведения переписки с компаниями госсектора как в бумажном, так и в электронном виде (в том числе через системы Контур, Госуслуги, официальные порталы). Сильные навыки планирования календаря, тайм-менеджмента, безупречная пунктуальность. Опыт постановки поручений на контроль и отслеживания статусов их исполнения (в том числе в Jira или других информационных системах) Высокая стрессоустойчивость и твёрдость характера. Развитое чувство персональной ответственности за результат (особенно в части контроля сроков исполнения поручений) Внимание к деталям. Владение нормами делового этикета в переписке и устной коммуникации. Понимание особенностей этикета при общении с государственными служащими. Понимание общих принципов проектного управления. Базовые знания о функциях и ключевых ролях в ИТ-секторе (руководители проектов, аналитики, разработчики, дизайнеры) — для эффективной коммуникации по статусам задач. Готовность к ненормированному рабочему дню. Будет преимуществом Опыт работы в компаниях, которые взаимодействуют с регулирующими органами (финансовый сектор, телеком, гособоронзаказ, лицензируемые виды деятельности). Знание законодательных требований к срокам ответа на запросы госорганов (ФЗ № 59, регламенты ведомств). Навыки работы в системах электронного документооборота (СЭД) и порталах госуслуг для юрлиц. Мы предлагаем: Работу в компании, реализующей масштабные мультимедийные проекты по всей России. Работу в дружной команде профессионалов, которые любят свою работу. Возможности для профессионального роста. Работу в аккредитованной ИТ - компании. График работы 5/2. Комфортный офис на м. Цветной бульвар. Достойную з/п (обсуждается индивидуально с соискателем).