Административный ассистент

Обязанности Административного ассистента: - Оперативно и вежливо принимать входящие телефонные звонки, фиксировать и перенаправлять звонки сотрудникам Представительства -Принимать запросы от партнеров, поставщиков, общественных и государственных организаций и предоставлять корректную информацию - Организовывать процесс приема посетителей офиса, обеспечивать работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, создавая для них комфортные условия, при необходимости предлагать напитки и закуски - Извещать соответствующих сотрудников о приходе к ним посетителей, осуществлять контроль в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинетах Представительства - Применять информационно-коммуникационные технологии, работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером, пользоваться офисным пакетом программного обеспечения (текстовый редактором, таблицами), периферийными устройствами и оргтехникой, электронной почтой и системами электронного документооборота - Вести базу данных телефонных контактов сотрудников Представительства - Надлежащим образом сортировать, распределять и регистрировать входящую корреспонденцию, электронную почту и факсимильные сообщения - Распределять и отправлять исходящую корреспонденцию через курьерские службы, готовить документы к отправке Почтой России - Обеспечивать общую поддержку сотрудникам Представительства по широкому спектру административных вопросов - Следить за работой офисного оборудования и сообщать в IT-поддержку о любых неисправностях - Отслеживать наличие оборудования, офисных принадлежностей, осуществлять своевременную закупки необходимых канцелярских товаров, воды и других офисных материалов - Обеспечивать рабочее место сотрудников Представительства необходимым оборудованием и канцелярией - Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи по запросу сотрудников Представительства - Редактировать и переводить тексты документов по запросу сотрудников Представительства - Подготавливать отчет о расходах корпоративных средств и составлять финансовые отчеты - Планировать и организовывать встречи сотрудников Представительства, бронировать конференц-залы, обеспечивать конференц-залы необходимыми канцелярскими принадлежностями и оборудованием - Поддерживать опрятный вид приемной зоны, других помещений офиса - Взаимодействовать с клининговой компанией, поставщиками услуг связи по текущим вопросам - Производить подготовку документов для передачи в архив - Использовать CRM систему для выгрузки информации об активностях сотрудников Требования: - Законченное высшее образование - Свободное владение английским языком (устно и письменно) - Опыт работы на административных позициях - Ответственность, пунктуальность, исполнительность, аккуратность, внимание к деталям Условия: - Расширенный социальный пакет: доплата за питание, ДМС, страхование жизни - Ежегодный бонус по результатам работы - Офис в центре Москвы, рядом с м. Смоленская - Карьерный рост - Заработная плата по результатам собеседования - График работы 5/2 с 09:00 до 18:00