Секретарь с функцией документооборота

Секретарь с функцией документооборота Требования к кандидату: Образование: среднее специальное или высшее (предпочтительно в сфере документоведения, управления, администрирования, делопроизводства). Опыт работы: от 1 года на позиции секретаря, помощника руководителя, делопроизводителя или аналогичной должности с опытом работы с документооборотом. Навыки работы с ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), знание систем электронного документооборота (СЭД) будет плюсом. Знание делопроизводства: понимание основ документооборота, ГОСТ по оформлению документов, правил архивного хранения. Обязанности: Работа с документооборотом: приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции; подготовка и отправка исходящих документов; ведение журналов регистрации документов; формирование дел и обеспечение их сохранности; работа с архивом документов (систематизация, хранение, утилизация по истечении сроков); контроль сроков исполнения документов; обеспечение конфиденциальности информации. Обслуживание гостей и организация приёма: встреча и сопровождение посетителей; информирование гостей о порядке приёма и графике работы ответственных лиц; приготовление чая/кофе для гостей во время ожидания и встреч; сервировка напитков в переговорных комнатах и зоне ожидания; поддержание запаса необходимых расходных материалов для обслуживания гостей (чай, кофе, сахар, сливки, посуда одноразовая/многоразовая, салфетки и т. д.); координация работы с курьерской службой и службами доставки. Обслуживание руководителя: ежедневное приготовление чая/кофе по предпочтениям руководителя в течение рабочего дня; своевременное пополнение запасов напитков, сладостей и закусок в кабинете руководителя; сервировка чая/кофе при проведении встреч с партнёрами в кабинете руководителя; учёт индивидуальных предпочтений руководителя в отношении напитков (сорт кофе, способ заваривания чая и т. п.). Административная поддержка: приём и распределение входящих звонков; помощь в организации совещаний и встреч (бронирование переговорных комнат, подготовка помещений); выполнение поручений руководителя административного характера. Для оптимизации процесса отбора просим в сопроводительном письме чётко обозначить ваши зарплатные ожидания (сумма или диапазон в рублях на руки). Это позволит сразу исключить варианты с несопоставимыми условиями и сэкономить время обеих сторон и поможет нам быстрее принять решение о приглашении на собеседование.