Офис-менеджер / Секретарь с функцией личного помощника

Обязанности: Прием и распределение входящих звонков Обработка входящей почты (электронной и бумажной) и отправление писем, посылок Прием/ведение/распределение входящей и исходящей документации Сканирование / копирование документов для сотрудников офиса Тревел - поддержка сотрудников и руководителя компании(согласование и оформление авиа/жд билетов, визовая поддержка, бронирование гостиниц), организация и планирование поездок; регистрация на рейсы Встреча гостей офиса; заказ пропусков на парковку и вход гостей Взаимодействие с поставщиками услуг компании (аренда офиса, связь, канцелярия, почта, курьерские службы и др.) Заказ и согласование с руководителем мебели/рабочих мест для сотрудников Заказ воды, канцтоваров, кофе, чая, молока и т.д. для внутреннего пользования сотрудников (контроль пополнения, поиск лучшей цены и ответственного поставщика/ков) Учет расходов по поставленным услугам обслуживания офиса: сбор накладных, проведение анализа выполненных заявок и сверка с выставленными счетами; передача корректных документов в бухгалтерию Оформление заявок на изготовление визиток для сотрудников Обновление телефонного справочника сотрудников с контактной информацией Информационные рассылки для сотрудников офиса и фабрики Деловая переписка Организация корпоративных мероприятий Подготовка поздравлений и заказ букетов сотрудников офиса Поддержка отделов компании в работе с документацией Выполнение персональных поручений непосредственного руководителя и руководителя компании Предоставление необходимой отчетности Контроль работы специалистов клининга Количество сотрудников в офисе - 30 человек. Требования: - Высшее образование - Опыт работы от 5 лет - Умение анализировать данные - Иметь профессиональный имидж; обладать знанием делового этикета - Хорошо владеть речью и письмом - Проявлять ответственность, внимательность, собранность и аккуратность в выполнении задач - Обладать хорошей памятью - Хорошо ориентироваться во времени - Вести деловую переписку (знание правил деловой переписки) - Быть энергичной, проявлять инициативу - Быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами, гасить и не провоцировать конфликтные ситуации - Проявлять мотивацию /заинтересованность к работе - Коммуникабельность - Стрессоустойчивость - Уметь адекватно воспринимать критику - Уметь расставлять приоритеты - Достигать желаемого результата, при нацеленности на скрупулезное выполнение процессов - Организаторские способности - Уверенный пользователь ПК (MS Office) - Желательно знание английского языка (средний уровень) Условия: - График работы 5/2 с 9:00 до 18:00; - Оклад + годовая премия