Секретарь/помощник Генерального директора

Обязанности: Прием и распределение телефонных звонков, деловая переписка, проекты распоряжений, делопроизводство Департамента аудита, распределение почты (бумажной и электронной), банк данных Департамента); Выполнение поручений руководителя; Внесение и поддержание в актуальном состоянии информации об использовании фонда времени специалистами подразделения, об открытии проектов и составах команд, информации о заключенных договорах. Ведение реестра договоров; Подготовка проектов договоров по видам услуг, оказываемых Департаментом для клиентов. Организация передачи документов заказчику, а также контроль возврата экземпляров компании. Ведение реестра действующих договоров; Взаимодействие с бухгалтерией (заявки на выставление счетов, документы по расходу средств, документы по договорам); Подготовка документации для участия в конкурсах, тендерах, презентациях; Организация и учет повышения квалификации аттестованных аудиторов. Формирование архива документов департамента, их сохранность, а также подготовка материалов к сдаче дел в архив: Техническая обработка итоговых документов по проектам (правильность оформления, организация подписания), регистрация отчетов и заключений в бумажном и электронном формате. Организация передачи заказчику, внесение данных проектов в общий и отраслевой опыт Департамента (обновление опыта). Контроль технического оформления аудиторских заключений; Учет фактических расходов Департамента аудита по командировкам, обучению, приобретению техники и т.д.; Организация командировок (редко): заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц, уведомление представителей клиентов о приезде сотрудников, организация оформления пропусков на территории клиента, подготовка служебных записок по командировкам; Ежегодное формирование бюджета подразделения; Отчеты в контролирующие аудиторскую деятельность органы и по запросу руководителей; Учет распределения компьютеров и карт памяти в Департаменте аудита. Требования: Высшее или среднее образование (экономическое образование или опыт оформления первичных бухгалтерских документов будет Вашим преимуществом). А также опыт работы секретарем, офис-менеджером или помощником руководителя не менее 2-х лет; Отличное знание программы Word, умение работать в программах Power Point, Excel (таблицы, графики); Грамотная устная и письменная речь. Опыт и навыки делового письма. На собеседовании кандидату может быть предложено пройти тест на проверку письменной грамотности, внимания при работе с текстами, навыки делового письма, умения работать в программах Word и Excel. Условия: Работа в офисе, офис расположен в 10 минутах от метро Площадь Ленина; Официальное оформление с 1-го дня работы, полностью "белая" заработная плата без задержек; Социальные гарантии и льготы в соответствии с действующим законодательством; Оклад + ежеквартальные премии по результатам работы; Пятидневная работая неделя (сб, вс - выходные), график работы в офисе с 9.00 до 17.30.