Специалист по документообороту в отделе закупок

Обязанности: Обработка счетов и сопроводительных документов: приём счетов на оплату (предоплата и постоплата) от российских и зарубежных контрагентов; проверка соответствия счетов утвержденным условиям закупки (юридические лица, количество, номенклатура, расценки, условия оплаты и пр.); взаимодействие с подразделениями компании в случае необходимости урегулирования (формализации) отклонений информации, указанной в счетах, от согласованных условий закупки; взаимодействия с поставщиками в случае необходимости внесения каких-либо корректировок в полученные документы; подборка подтверждающих документов, необходимых для оплаты (акты приемки-передачи, товарно-транспортные накладные и пр.); проверка соответствия подтверждающих документов условиям закупки и предоставленным счетам на оплату (юридические лица, количество, номенклатура, расценки, условия оплаты и пр.); взаимодействие с подразделениями компании в случае необходимости урегулирования (формализации) отклонений информации, указанной в подтверждающих документах, от согласованных условий закупки/ поставки/ приемки; отслеживание своевременности оплаты по предоставленным в финансовую службу документам; взаимодействие с подразделениями компании для урегулирования возникающих вопросов при осуществлении оплаты; загрузка/ выгрузка необходимых для оплаты документов, а также информации для подготовки отчетов по статусу осуществления платежей (включая данные по проблемным вопросам с оформлением поставок); осуществление работы по проведению сверки взаиморасчетов с поставщиками. Обработка документов о поставках: проверка доставочных листов (товарно‑транспортных накладных, актов приёма‑передачи и пр.) на соответствие условиям договора и фактическому объёму/ассортименту поставки, а также с информацией заказов и спецификаций; документальное сопровождение претензионной работы при взаимодействии с соответствующим сотрудником компании (закупки, юридическая, финансовая служба и т.д); Ведение документооборота и подготовка сводной информации: сбор и хранение досье документов по поставке, передача документов в архив в соответствии с требованиями компании; Работа с базами данных: Внесение необходимой информации с соответствующие системы и базы данных компании, экспорт информации для подготовки соответствующих отчетов. Требования: Высшее образование; 3-5 лет опыта работы в сфере закупок/финансов/логистики Знание требований к оформлению счетов и сопроводительных докумнетов по поставкам; Уверенный пользователь MS Excel Владение английским языком в письменной и устной форме. Условия: Крупная международная компания, работающая в сфере морской перевозки грузов. Недавно открылся офис в г. Санкт-Петербург. Отличная возможность присоединиться к быстро растущей команде Работа в офисе с 09.00 до 18.00, офис новый, находится в центре, недалеко от станций Пушкинская, Звенигородская Оформление согласно законодательства РФ ДМС после испытательного срока Корпоративная мобильная связь Ноутбук