Секретарь руководителя

Обязанности: Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора колледжа. Принимать поступающую на рассмотрение директору корреспонденцию, , передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведение делопроизводства, осуществляет отправление простой и заказной корреспонденции, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимать документы и личные заявления на подпись директора колледжа. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора колледжа. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организовывать проведение телефонных переговоров директора колледжа, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Организует подготовку заседаний и совещаний, проводимых директором колледжа (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществлять своевременное ознакомление сотрудников колледжа с изданными приказами и распоряжениями под подпись, также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора колледжа, взятых на контроль. Вести контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место директора колледжа необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию директора колледжа служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организовывать прием посетителей, оказывать содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства и организовывать их внедрение. Разрабатывать, утверждать номенклатуру дел колледжа. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений директора колледжа, по формированию дел и их сдаче на хранение. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Организация официальных встреч, церемоний, переговоров и приемов: организовывать подготовку и проведение деловых встреч, переговоров, презентаций и официальных приемов, включая логистическое, техническое и протокольное сопровождение; разрабатывать сценарии и повестки дня мероприятий, осуществлять контроль за их соблюдением, вести протоколы встреч; взаимодействовать с внешними подрядчиками (кейтеринг, площадки, переводчики) для обеспечения высокого уровня проведения мероприятий. Копировать документы на персональном ксероксе. Требования: Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года Секретарь руководителя должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности колледжа и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав Колледжа и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; Обязательное знание и умение работать с электронным документооборотом, СЭД. Медицинская книжка (пункт 25 Приложения к Порядку проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утвержденного Приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н). Наличие справки "О наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования". Условия: Пятидневная рабочая неделя. График работы: начало работы 08:30, окончание работы 17:00. Перерыв на обед: с 12:.30 до 13:00. Официальное трудоустройство согласно трудового законодательства. Заработная плата два раза в месяц. Ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 36 календарных дней.