Делопроизводитель, ведущий инспектор

Обязанности: обеспечение документирования управленческой деятельности учреждения; прием, учет и регистрация всей входящей корреспонденции, в том числе телефонограмм и факсограмм, систематизация входящей корреспонденции, осуществление своевременной передачи исполнителям; учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, а также проверка правильности оформления необходимых реквизитов исходящих документов; ведение информационно-справочной работы и базы данных документов учреждения; обеспечение прохождения и исполнения документов в подразделениях учреждения, получение сведений о результатах исполнения документов; контроль за правильностью оформления документов, представленных на подпись руководству; организация работы по учету, хранению и передаче документов текущего делопроизводства на последующее хранение в соответствии с действующими нормативно-методическими документами; обработка и распределение поступающих обращений граждан, организация работы и контроля по их исполнению; организация личного приема посетителей руководителем, их встреча, получение первичной информации о цели посещения; обеспечение организации подготовки совещаний, проводимых руководителем, осуществление обеспечения своевременности представляемых материалов, оповещение приглашенных; осуществление контроля за соблюдением сотрудниками правил защиты персональных данных при неавтоматизированной обработке документов; информирование сотрудников структурных подразделений о решениях руководителя, оповещение о предстоящих мероприятиях; соблюдение норм и правил техники безопасности, пожарной безопасности, антитеррористической безопасности; соблюдение трудовой дисциплины и деловой этики; использование различных средств коммуникации, ведение переговоров и деловой переписки, соблюдая нормы делового этикета, принятие мер по разрешению конфликтных ситуаций; составление сводных учетных и отчетных документов в целях осуществления анализа и контроля данных о фактах деятельности учреждения; обеспечение выполнения заданий в установленные сроки, эффективное использование технических ресурсов учреждения; обеспечение конфиденциальности персонифицированной информации, полученной в учреждении в процессе осуществления своей деятельности; выполнение служебных поручений своих непосредственных руководителей.