Офис-менеджер

Обязанности: Требования: работа в офисе в районе автовокзала 3 дня в неделю, в офисе в центре города 1 день в неделю, 1 день возможен хоум-офис Документооборот компании: - ведение реестра исходящих/входящих документов- сканирование и организация хранения документов на общем компьютере компании - координация хождения документов м/у бухгалтерией, офисом и партнерами Компании- хранение, архивация оригиналов договоров поставок - получение/отправка корреспонденции, документов, посылок, взаимодействие с курьерскими службами, водителями - взаимодействие с представителями бухгалтерии по вопросам ДО, соблюдение принятых алгоритмов Хозяйственная часть- отслеживание и своевременное обеспечение офиса необходимыми канцтоварами, расходными материалами для офисной техники- обеспечение бесперебойной работы офисной техники, своевременная организация тех.обслуживания - отслеживание и своевременное обеспечение офиса необходимыми продуктами, водой и хозтоварами - поддержание порядка в офисе, организация процессов по уборке, выносу мусора - организация профилактических действий\мелкого ремонта- еженедельная отчётность по затратам на офисные нужды Взаимодействие с поставщиками услуг и бухгалтерией:- построение эффективной коммуникации с представителями поставщиков услуг (УК офисных помещений, провайдеры и т.п.), ведение учета оплаты поставщикам коммунальных услуг, провайдерам связи, своевременное снятие показаний счётчиков, отправка первичной документации и актов сверок, перезаключение договоров на новый период, своевременное информирование руководства о поступившей корреспонденции\запросах- обеспечение взаимодействия с транспортными компаниями, полная ответственность за документооборот и координацию процессов между ТК, офисом, бухгалтерией и партнерами компании- своевременная отправка документов и координация процессов взаимодействия с представителями бухгалтерии Продажи:- знание продукции и партнеров-поставщиков Компании- периодическое обновление КП в соответствии с правилами Компании- техническое оформление и ведение тендерных процедур- отслеживание возможных заказов в рамках сферы деятельности на электронных площадках - регулярная рассылка КП по вверенной клиентской базе (не менее 2 раз в месяц)- осуществление обзвона клиентов с целью выяснения потребности в продуктах компании и сбора информации о конкурентах и их активностях на рынке, поиск новых клиентов, проработка новых возможных направлений- еженедельная отчетность о проделанной работе непосредственному руководителю и директору компании Прочее:- выполнение текущих поручений директора и непосредственного руководителя- решение возникающих вопросов в рамках должностных обязанностей- персональная ответственность за исполнение вышеперечисленны обязанностей Условия: Официальное трудоустройство, премирование по решению директора оплата сотовой связи и единого проездного