Обязанности:
Мы — логистическая компания с центральным офисом в Челябинске. Наша команда — это около 300 человек, 26 филиалов в 26 городах. Второй ключевой транспортный хаб — Москва. У компании есть собственный транспорт, ремонтная база и склады. Ищем в команду профессионала, для которого роль бизнес-ассистента руководителя — это позиция с высокой степенью доверия и вовлечённости. Нам нужен человек, который поможет выстроить процессы с нуля, а не просто будет следовать готовым инструкциям. Тот, кто поможет руководителю системно управлять календарём, встречами и потоком обращений — и освободит его от бизнес и части личных задач. Основные задачи бизнес-ассистента: 1. Календарь и приоритеты. Предложить несколько простых инструментов календаря, выбрать вместе с руководителем удобный вариант, настроить его и поддерживать в актуальном состоянии. Планировать встречи, совещания, важные задачи и напоминания. Согласовать с руководителем приоритеты: деньги, риски и срочность, клиенты, узкие места в процессах. 2. Поток обращений и защита времени. Регулировать поток сотрудников и посетителей, перенаправлять вопросы на подходящий уровень. Не вводить жёсткие часы приёма и не делать руководителя недоступным для команды. Помочь внедрить понятные границы, чтобы у руководителя была возможность сосредоточиться на стратегических задачах. 3. Совещания, поручения и контроль договорённостей. Присутствовать на всех совещаниях с участием руководителя: фиксировать решения, ответственных и сроки. Переносить договорённости в систему/календарь. Напоминать о сроках и руководителю, и ответственным сотрудникам. Добиваться получения результата, не подменяя ответственность руководителей подразделений. Доносить до команды управленческие решения и изменения, учитывая, что позиция руководителя может корректироваться. 4. Общекорпоративные встречи и презентации. Организовать презентацию стратегии для компании: участники, приглашения, программа, сбор материалов, координация выступающих, единое оформление и проведение. Помогать руководителю с содержанием и визуальной подачей: усиливать акценты, структурировать материал, при необходимости — оформлять самостоятельно или находить внешнего исполнителя. Постепенно сформировать корпоративный визуальный стиль. В дальнейшем — организовывать регулярные встречи всей компании с отчётами и презентациями руководителей, приводить материалы к единому формату. 5. Отчётность и управленческая информация. Собирать у руководителей ключевые показатели и отчётность, готовить для руководителя краткие сводки. Оценить текущий формат отчётности и предложить более удобный, если это действительно упростит работу. 6. Bitrix24 и техническая координация. Помочь освоить Bitrix24: настроить работу на телефоне и компьютере, объяснить основные действия. Поддерживать систему, помогать в освоении, внедрять в ежедневные процессы руководителя и команды. Устанавливать и настраивать нужные инструменты: VPN, Telegram, Яндекс Мессенджер и другие приложения; при необходимости переносить данные на новый телефон. Координировать технических специалистов и подрядчиков (не обязательно решать всё самостоятельно).Пример: восстановить удаленный доступ к видеонаблюдению в филиалах. 7. Представительство и внешние активности. Подбирать отраслевые мероприятия, бизнес-клубы и площадки для продвижения компании. Готовить материалы и организационно сопровождать участие руководителя. Организовывать встречи и сопровождение значимых гостей, включая логистику, трансфер, ожидание, гостиницу. 8. Личные поручения (максимум 25%). Заказывать цветы, бронировать рестораны, организовывать записи (стоматолог и др.) с внесением в календарь и напоминаниями. Бронировать гостиницу в Москве и оперативно менять планы. Выполнять поручения: привезти/забрать вещи, передать документы. Решать небольшие бытовые вопросы в офисе. 9. Транспорт. Уверенное вождение — существенное преимущество (не основная функция). Компания компенсирует топливо и разумные расходы. Для поездок за город может быть предоставлен автомобиль компании (включая крупные классы Land Cruiser / Kia Mohave). Требования к кандидату: Опыт: от 1-2 лет работы с задачами, командой и подрядчиками. Эффективная работа в многозадачной среде, структурирование информации, расстановка приоритетов без хаоса, уверенная деловая коммуникация на любом уровне. Способность быстро разбираться в новых программах и организовывать работу других специалистов. Ответственность, системность, внимание к деталям, стрессоустойчивость, самостоятельность. Ориентация на результат: при сложном поручении искать варианты решения, своевременно сообщать о рисках и приходить с вариантами, а не с оправданиями. Пунктуальность и быстрая реакция на обращения руководителя. Опрятность, аккуратность, презентабельность — ассистент представляет руководителя и компанию. Здоровая инициатива: предлагать улучшения, не переходя границы и не навязываясь. Условия: Оформление: ТК РФ. З.П.: от 80.000 до 100.000 руб. на руки, обсуждается финально по итогам собеседования. Формат: полная занятость, 5/2, с 8:30 до 17:30, в офисе Регулярная работа по выходным не планируется. Возможны командировки. Работа напрямую с первым лицом. Высокий уровень доверия Почему у нас хочется работать: Реальное участие в развитии компании. Полное погружение в операционные процессы с первого дня через плотную работу с руководителем. Расширение зоны ответственности и переход к самостоятельному управлению процессами и проектами. У компании есть успешная футбольная/мини-футбольная команда, более 5 лет участвующая в чемпионате России. От ассистента ожидаем помощи в развитии спортивной культуры: организовывать поддержку команды, болельщиков, атрибутику и коммуникации. Участие ассистента в мероприятиях выходного дня — приветствуется! Ждём ваших откликов!Похожие вакансии
Бизнес-ассистент (Операционный ассистент руководителя / Координатор проектов)
От 80 000 до 100 000 руб.
Челябинск
Промышленные Редукторы