Бизнес-ассистент генерального директора (строительство)

АО «СК ФЛАН-М» — строительная компания, работающая с 2008 года. Основное направление деятельности — выполнение государственных контрактов по строительству и реконструкции объектов капитального строительства в качестве генерального подрядчика. Приглашаем бизнес-ассистента генерального директора с обязательным опытом работы в строительной отрасли, знанием строительной терминологии и пониманием процессов реализации строительных проектов. Должность предполагает исключительно бизнес-задачи: организационное, информационное и документационное сопровождение деятельности генерального директора, контроль исполнения управленческих решений. ВАЖНО! Перед откликом ознакомьтесь с обязательными условиями Опыт работы в строительной компании обязателен. Кандидатов без практического опыта в строительной отрасли не рассматриваем. Знание строительной терминологии и документации обязательно. Необходимо понимать содержание производственных совещаний, технических вопросов и поручений без дополнительных разъяснений. Опыт непосредственной работы с генеральным директором или первым лицом компании обязателен. Ненормированный рабочий день. Высокая интенсивность работы, необходимость быть на связи 24/7 для решения срочных рабочих вопросов, в том числе в вечернее время, выходные и праздничные дни, с соблюдением требований трудового законодательства. Обязанности 1. Организация и сопровождение рабочих и производственных совещаний Организация совещаний генерального директора по строительным объектам с участием заказчиков, подрядчиков, руководителей проектов, руководителей строительства и профильных подразделений. Формирование повестки, предварительный сбор материалов, согласование участников и времени проведения совещаний. Ведение протоколов совещаний с четкой фиксацией принятых решений, поручений, ответственных исполнителей и сроков. Подготовка протоколов, представление на утверждение генеральному директору и направление исполнителям. Контроль исполнения решений, принятых по итогам совещаний. 2. Контроль исполнения поручений генерального директора Организация контроля поручений генерального директора по строительным объектам и деятельности структурных подразделений. Отслеживание сроков исполнения, получение информации от ответственных сотрудников. Выявление просроченных задач, проблемных вопросов и рисков неисполнения. Подготовка оперативных отчетов о выполнении поручений и информирование генерального директора об отклонениях. Обеспечение взаимодействия между подразделениями по вопросам исполнения управленческих решений. 3. Информационно-аналитическое сопровождение строительных проектов Сбор и систематизация информации о ходе реализации строительных объектов. Подготовка кратких справок, отчетов и сводных материалов по срокам строительства, выполнению работ, проблемным вопросам и принятым решениям. Работа с графиками производства работ, проектной и рабочей документацией, деловой перепиской и отчетностью по объектам. Взаимодействие с производственными управлениями, ПТО, проектировщиками, сметно-договорным отделом, юридическим управлением, снабжением и другими подразделениями компании. Подготовка информации по запросам генерального директора для оперативного принятия управленческих решений. 4. Документационное и организационное обеспечение деятельности генерального директора Предварительная проверка полноты и корректности документов, поступающих генеральному директору на рассмотрение и подпись. Подготовка деловых писем, служебных записок, поручений и иных организационно-распорядительных документов. Организация рабочих встреч и переговоров с заказчиками, подрядчиками и представителями организаций. Ведение рабочего календаря генерального директора, своевременное информирование о запланированных мероприятиях. Организация оперативного обмена информацией между генеральным директором и руководителями подразделений. Контроль прохождения и согласования документов в пределах компетенции. Требования Обязательные: Опыт работы в строительной компании, предпочтительно в генеральном подрядчике, реализующем крупные объекты капитального строительства. Уверенное знание строительной терминологии и понимание организации строительного производства. Понимание основных этапов реализации строительного проекта: проектирование, прохождение экспертизы, выполнение строительно-монтажных работ, сдача и ввод объекта в эксплуатацию. Знание основных видов строительной документации: проектной, рабочей, исполнительной, графиков производства работ, актов выполненных работ. Практический опыт ведения протоколов производственных совещаний и контроля исполнения поручений. Высшее образование (строительное или экономическое). Уверенное владение Word, Excel, Outlook; знание 1С «Документооборот» . Профессиональные и личные качества: Грамотная письменная и устная речь. Умение быстро воспринимать техническую и управленческую информацию, выделять главное и грамотно формулировать поручения. Системность, организованность, высокая скорость работы и внимательность к деталям. Умение самостоятельно организовать рабочие процессы и контролировать результат. Способность работать в режиме многозадачности и оперативно реагировать на изменение приоритетов. Стрессоустойчивость, ответственность, исполнительность, пунктуальность. Соблюдение делового этикета, конфиденциальности и служебной субординации. Условия Работа в стабильной строительной компании — генеральном подрядчике государственных контрактов с 2008 года. Официальное трудоустройство по ТК РФ. Полностью официальная заработная плата. Уровень заработной платы обсуждается по результатам собеседования. Офис в шаговой доступности от метро «Сокол». Ненормированный рабочий день. Высокий темп работы, оперативное взаимодействие с генеральным директором и готовность решать срочные рабочие вопросы вне стандартного графика с соблюдением трудового законодательства. Работа непосредственно с генеральным директором компании, участие в сопровождении крупных строительных проектов. Обязательно при отклике В сопроводительном письме просим указать: В каких строительных компаниях работали (название, годы работы). Примерную численность сотрудников каждой компании. Имеется ли опыт ведения производственных совещаний, подготовки протоколов, контроля поручений и работы со строительной документацией. Готовы ли к ненормированному рабочему дню и необходимости оперативной связи по срочным рабочим вопросам. Кандидатов без опыта работы в строительной отрасли, знания строительной терминологии не рассматриваем. Обращаем внимание: это не вакансия секретаря, офис-менеджера или личного помощника. Нам необходим профессиональный бизнес-ассистент, понимающий специфику строительного бизнеса, способный самостоятельно организовывать рабочие процессы, анализировать информацию, фиксировать управленческие решения и контролировать их исполнение.