Специалист по организационному сопровождению кафедры

Обязанности: Организационное сопровождение работы кафедры, ведение текущего документооборота и контроль сроков выполнения задач. Координация ежесеместрового оформления преподавателей: уточнение состава, передача на согласование и контроль завершения оформления. Ведение актуального реестра преподавателей: контактные данные, сроки работы, статус оформления и недостающие документы. Взаимодействие с кадровой службой по вопросам приема преподавателей, продления или изменения условий их работы и завершения оформления необходимых документов. Подготовка заявок, служебных записок, справок и других документов по установленным формам. Взаимодействие с деканатом, учебными подразделением, кадровой службой, бухгалтерией и другими подразделениями вуза по текущим вопросам кафедры. Информирование преподавателей о необходимых документах, действиях и сроках; помощь новым сотрудникам в организационных вопросах начала работы. Контроль готовности документов к началу семестра, своевременное информирование о задержках и вопросах, требующих его решения. Требования: Высшее или среднее специальное образование. Опыт работы с документами, организационными задачами или координацией нескольких участников процесса — будет преимуществом. Опыт работы в вузе и знание его внутренних процессов приветствуются, но не обязательны. Важно быть готовым разобраться в устройстве вуза и порядке работы кафедры. Умение доводить задачи до результата: запрашивать информацию, отслеживать ответы, напоминать о сроках и своевременно сообщать о затруднениях. Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки, способность чётко формулировать требования и договариваться о действиях. Уверенное владение офисными программами для подготовки документов, ведения таблиц и работы с электронной почтой. Готовность осваивать внутренние информационные системы и работать по инструкциям. Ответственность, внимательность к деталям, организованность и аккуратность в работе с документами. Самостоятельность в решении текущих вопросов и готовность запрашивать уточнения. Доброжелательность, тактичность, умение выстраивать рабочие отношения. Готовность к повторяющимся задачам и интенсивной работе в периоды пиковой нагрузки (перед началом семестра). Условия: Работа в ведущем техническом вузе страны в городе Долгопрудный (Рядом со станцией Новодачная МЦД-1 или 15 минут от метро Алтуфьево, Ховрино, Физтех). Оформление по срочному трудовому договору. Оформление в соответствии с ТК РФ. Возможности для профессионального роста. График работы: 5/2 (офис), с 9 до 18 часов (суббота и воскресенье - выходные дни). Бесплатный доступ ко всей инфраструктуре МФТИ: бассейн, спортивный зал, обучение на открытых семинарах и лекциях, концерты. В соответствии с ТК РФ работники сферы образования при трудоустройстве обязаны предоставить справку о наличии (отсутствии) судимости срок изготовления которой может быть до 30 дней, просим заранее позаботиться о ее получении (в электронном виде запрос через Госуслуги).