Офис-менеджер (секретарь/помощник руководителя/делопроизводитель)

Акционерное общество "Комплексные Системы 2020" - российская компания с 2007 года осуществляет проектирование и установку инженерно-технических средств охраны объектов со стороны акваторий. В наш дружный и сплоченный коллектив нужен ответственный сотрудник на должность офис - менеджера (делопроизводитель). Адрес офиса: г. Москва, ул. Поляны, дом 54, строение 1 . Обязанности: 1. Ведение документооборота Компании: Прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, распределение по ответственным подразделениям, отслеживание сроков исполнения документов и поручений руководителя, фиксация результатов выполнения. Оформление регистрации приказов по основной деятельности, отслеживание сроков исполнения. Представление входящих документов руководителю организации или структурного подразделения для ознакомления и вынесения резолюций. 2. Формирование дел и архивное хранение: Актуализация номенклатуры дел Компании. Систематизация и формирование исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Контроль за физической сохранностью документов, находящихся в приемной или текущем архиве. Проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел и передача завершенных документов в архив Компании. 3. Работа с мини АТС: Приём и распределение телефонных звонков, исходящие звонки по организационным вопросам. 4. Работа с электронной почтой: Фильтрация электронной почты, деловая переписка, написание организационных рассылок, подготовка исходящих писем, оформление конвертов для отправки по почте и через курьерские службы. 5. Ведение протокола совещания и его оформление (фиксации хода обсуждения). 6. Работа в 1 С Предприятие: Оформление заявки на расходование денежных средств. Оформление авансовых отчетов. 7. Взаимодействие с курьером: Составление и формирование заданий курьеру (письменная корреспонденция, посылки, подарки), отслеживание выполнения заданий курьером. 8. Работа с оргтехникой: Осуществление копировально - множительных работ, сканирование и обработка документов с помощью ПО в рамках должностных обязанностей. 9. Организация жизнедеятельности офиса: Заказ воды, составление списков закупок необходимых товаров и канцелярии. 10. Поддержание чистоты и порядка в переговорной: Регулярный контроль наличия канцелярии, чая/ кофе и комфортной температуры воздуха. 11. Осуществление заказа пропусков и парковочных мест для посетителей. 12. Приготовление чая/кофе посетителям по запросу. Требования: Среднее специальное образование по профилю деятельности или высшее образование. Практический аналогичный опыт работы не менее 2 лет. Грамотная устная и письменная речь. Правописание. Знание формирования номенклатуры дел. Опыт ведения протоколов совещаний. Уверенное владение 1С, ПК (MS Office: Word, Excel). Аккуратный внешний вид, отсутствие татуировок. Условия: Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня. Стабильная "белая" заработная плата 120 000 рублей на руки без задержек два раза в месяц на карту. Социальный пакет (больничные, отпуска). Возможность профессионального и карьерного роста. График работы: 5/2, с 9:00 до 17:45, пятница до 16:30 нормированный. Корпоративный транспорт от/до метро Ул. Горчакова, Ушакова, д/ж станции Бутово. Организована комната приема пищи. Корпоративные мероприятия. Подарки детям.