Помощник Бизнес-ассистента

ICM Company — частная инвестиционно-девелоперская компания, работающая на рынке премиальной коммерческой недвижимости Москвы. Мы ищем Помощника Бизнес-ассистента. В этой роли вы будете помогать Бизнес-ассистенту организовывать рабочие процессы - готовить встречи, собирать и структурировать информацию, фиксировать договоренности и следить за выполнением задач. Работа предполагает взаимодействие с Руководителями разных подразделений, поэтому важно уметь быстро разбираться в информации, держать в фокусе несколько задач одновременно и доводить договоренности до результата. Вы будете работать в связке с Бизнес-ассистентом Руководителя и поддерживать его в текущей работе. В позиции есть также административные и секретарские задачи. В рамках командной работы может потребоваться ситуативная поддержка общих задач. Обязанности: Координация и подготовка встреч Организовывать рабочие встречи и совещания: согласовывать время и формат, собирать и подтверждать участников. Собирать материалы к встречам у профильных подразделений. Проверять материалы, актуальна ли версия, все ли необходимое собрано, понятна ли структура и нет ли очевидных логических несоответствий. При необходимости корректировать материалы и согласовывать изменения с Бизнес-ассистентом. Готовить итоговый пакет материалов и передавать его Бизнес-ассистенту в установленный срок. Протоколы и договоренности Вести протоколы рабочих встреч. Фиксировать решения, задачи, сроки и ответственных. Согласовывать протоколы с руководителями подразделений, бизнес-ассистентом и генеральным директором. Контроль выполнения задач Следить за выполнением задач, зафиксированных в протоколах. Собирать статусы и напоминать ответственным о задачах и сроках. Вовремя сообщать бизнес-ассистенту и генеральному директору, если есть риск невыполнения задачи, срыва срока или неготовности материалов. Операционная поддержка Службы аренды Следить за актуальностью внутренних таблиц и документов Службы, в части структуры, статусов и выполнения принятых решений. Готовить сводки, статусы и другие рабочие материалы на основе информации, которую предоставляют профильные подразделения. Контролировать выполнение задач сотрудниками Службы по поручению руководителя. Работа с информацией и поддержка Бизнес-ассистента Оказывать операционную и информационную поддержку Бизнес-ассистенту Руководителя службы аренды и Бизнес-ассистенту генерального директора. Готовить информацию, материалы и статусы по запросу. Составлять шаблоны деловых писем. Работать с презентациями и планами. Заполнять аналитические и расчетные таблицы. Выполнять секретарские и административные задачи. Что важно понимать о роли Позиция не предполагает самостоятельного принятия управленческих решений и не предусматривает замещение профильных специалистов. При этом от человека ожидается самостоятельность в организации своей работы, нужно уметь разобраться в задаче, собрать необходимую информацию, вовремя задать вопрос, проконтролировать срок и сообщить о проблеме, если она возникает. Требования: Внимательность и исполнительность. Умение работать с большим объемом информации. Грамотная письменная речь. Уверенные навыки работы с Word, Excel и Power Point. Опыт работы координатором, операционным специалистом, ассистентом руководителя. Опыт взаимодействия с несколькими подразделениями. Интерес к операционной работе и бизнес-процессам. Условия: Официальное оформление и полностью белую заработную плату. Работу в стабильной инвестиционно-девелоперской компании. Современный офис в Москве. График 5/2, с 10:00 до 19:00, пятница – до 17.45.