Помощник руководителя ПТО

Приглашаем в команду помощника руководителя ПТО. Это роль для специалиста, который любит порядок в документах, умеет держать в фокусе множество задач и готов быть надёжной опорой руководителя: контролировать сроки, коммуникацию, договорную и исполнительную документацию. Если вы внимательны, организованны и хотите работать в сильной команде — будем рады знакомству! Основной фокус: помощь руководителю ПТО, офисные задачи, поиск информации, коммуникация и контроль поручений. Обязанности: Ведение реестра документации, договоров подряда, поставки, оказания услуг, реестров паспортов, сертификатов; контроль сроков их действия и исполнения (включая гарантийные обязательства). Проверка соблюдения сроков подготовки исполнительной документации. Заполнение документов по шаблонам (актов, ведомостей и т.д.), участие в разработке документации, контроль комплектности и качества. Взаимодействие с контрагентами по телефону, почте и в мессенджерах. Подготовка и направление контрагентам официальной корреспонденции, претензий, уведомлений в рамках договорных отношений. Контроль за наличием полного пакета закрывающих документов (счета, акты, справки и т.д.) по договорам. Взаимодействие с бухгалтерией по расхождениям оплаты. Помощь и консультирование подрядчиков и партнеров по документам и оплатам. Принятие решений по общим организационным вопросам, взаимодействие со смежными отделами: финансовым, юридическим, отделом комплектации, сметно-договорным отделом, субподрядчиками. Разрешение спорных ситуаций с контрагентами и клиентами в рамках своей компетенции. Рассмотрение поступающих претензий и направление мотивированных ответов (совместно с ответственными службами). Сверка, сопровождение и контроль отправки и получения оригиналов договоров / дополнительных соглашений / спецификаций / протоколов. Отслеживание исполнения договоров, анализ хода исполнения сторонами обязательств, обработка и проверка отчетных документов по результатам исполнения договоров. Подготовка отчетов по статусам оплат и документального закрытия проектов. Организация архивного хранения: формирование дел, описи, сроки хранения; обеспечение сохранности документов в соответствии с требованиями законодательства; организация уничтожения документов с истёкшими сроками хранения. Составление и ведение архива документов, реестров, договоров со снабжающими организациями, работа с проектной документацией, сбор и упорядочивание информации в архив организации. Выполнение отдельных поручений руководителя. Требования: Высшее техническое (строительное) образование. Опыт работы в ПТО от 2 лет, желательно в сфере монтажа инженерных систем (тепловые пункты, котельные, отопление, водоснабжение, электроснабжение). Знание нормативных правовых актов и документов системы технического регулирования и стандартизации в сфере строительства. Уверенный пользователь ПК: знание Word, Excel, офисной оргтехники. Стрессоустойчивость, трудолюбие, самоорганизованность, умение работать в режиме многозадачности. Внимательность, ответственность и аккуратность в работе с документами. Грамотная устная и письменная речь. Умение работать в коллективе, доброжелательность. Навыки деловой переписки. Внимательность к деталям, ответственность за сроки, умение отстаивать интересы компании перед заказчиками. Условия: Оформление в соответствии с ТК РФ. График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00 (сб, вс — выходные). Заработная плата выплачивается 2 раза в месяц, оплачиваемый отпуск, больничный. Работа в сильной и дружной команде в комфортабельном офисе.