Обязанности:
Организационная и административная поддержка * Ведение календаря команды: встречи, созвоны, собеседования и мероприятия.* Обновление графиков сотрудников.* Координация встреч и переносов, напоминание участникам.* Создание рабочих чатов и групп, добавление участников.* Ведение простых таблиц, списков и реестров.* Сбор информации от сотрудников и передача ответственным.* Контроль выполнения небольших организационных задач. Поддержка HR-процессов * Организация и координация собеседований.* Ведение календаря собеседований.* Сохранение резюме кандидатов и поддержание порядка в папках.* Подготовка информации о кандидатах к собеседованиям.* Коммуникация с кандидатами по времени, месту и переносу встреч.* Обновление статусов кандидатов.* Сбор документов и информации для оформления новых сотрудников. Финансовая и операционная поддержка * Запрос счетов у поставщиков и подрядчиков.* Сбор счетов, актов и других документов.* Передача документов на проверку и оплату. Работа с подрядчиками и поставщиками * Коммуникация с подрядчиками по текущим организационным вопросам.* Запрос коммерческих предложений, прайсов, счетов и документов.* Уточнение статусов и сроков выполнения задач.* Передача информации ответственным сотрудникам. Работа с документами и информацией * Поддержание порядка на общем диске.* Создание и ведение структуры папок.* Проверка наличия необходимых документов.* Сбор информации из переписок, таблиц и документов в единые реестры.* Подготовка простых сводок, списков и таблиц.* Поиск информации в почте, мессенджерах и рабочих системах. Поддержка текущих проектов * Помощь в организационном ведении проектов.* Сбор статусов по задачам.* Ведение и актуализация списков задач.* Напоминание о сроках и дедлайнах.* Выполнение текущих организационных поручений по проектам. Коммуникации * Работа с корпоративной почтой и мессенджерами.* Передача информации между сотрудниками.* Координация внутренних организационных вопросов.* Поддержание порядка в рабочих чатах. Дополнительные задачи * Поиск и первичный сбор информации для бизнес-ассистента.* Подготовка сравнительных таблиц и списков.* Помощь в организации командировок, встреч и мероприятий.* Передача поручений сотрудникам и подрядчикам.* Выполнение других административных и операционных задач по поручению руководителя.Похожие вакансии