Обязанности:
НТЦ «СФЕРА» — российская высокотехнологичная инжиниринговая компания, работающая в области систем контроля надёжности и промышленной автоматизации. Мы реализуем проекты для крупных промышленных и энергетических предприятий в России и за рубежом.Приглашаем в команду офис-менеджера, который будет отвечать за организацию ежедневной работы офиса, документооборот и административную поддержку руководителей и сотрудников. Что предстоит делать: Документооборот и делопроизводствоПринимать, распределять и направлять входящую корреспонденцию с общего почтового ящика INFO.Принимать и распределять входящие телефонные звонки.Получать и отправлять корреспонденцию через почтовое отделение.Вести реестр входящих и исходящих писем.Взаимодействовать с курьерскими службами по отправке документов.Принимать, регистрировать и передавать руководителям на подпись заявления, служебные записки и другие документы; проверять корректность их оформления.В соответствии с резолюциями руководителей передавать документы ответственным сотрудникам и подразделениям.Готовить по поручению руководителей запросы, ответы, письма, служебные записки и другие документы.Административная поддержка руководителейВести бизнес-календарь генерального директора.Организовывать административную поддержку генерального, исполнительного и коммерческого директоров.Искать и систематизировать информацию в интернете по запросам руководителей.Оформлять служебные записки и авансовые отчёты по командировкам руководителей.Организовывать командировки: приобретение и возврат билетов, бронирование гостиниц и решение текущих организационных вопросов.Обеспечение работы офисаОрганизовывать закупку мебели, канцелярских товаров, инвентаря и хозяйственных принадлежностей.Взаимодействовать с представителями бизнес-центра по вопросам эксплуатации офиса, ремонта, санитарных требований и пожарной безопасности.Взаимодействовать с ресепшн бизнес-центра по вопросам доступа сотрудников и гостей, электронных ключей и использования мест общего пользования.Встречать гостей: организовывать подготовку переговорных комнат, чай/кофе и обеспечивать необходимый уровень делового сервиса.Взаимодействовать с поставщиком корпоративного такси и контролировать использование такси сотрудниками в соответствии с рабочими задачами.Взаимодействовать со специалистом по охране труда по вопросам технического обеспечения офиса и склада средствами противопожарной защиты и другими необходимыми средствами.Организовывать закупку сувенирной и брендированной продукции.Оказывать административную поддержку HR-департаменту и другим подразделениям в рамках проектных задач.Что нам важноОпыт работы офис-менеджером, административным менеджером, секретарём, помощником руководителя или на аналогичной позиции от 1 года.Грамотная устная и письменная речь.Умение работать с большим количеством разноплановых задач и переключаться между ними.Организованность, внимательность к деталям и ответственность.Умение самостоятельно доводить задачи до результата.Навыки деловой переписки и оформления документов.Уверенный пользователь MS Office / офисных программ.Умение работать с электронной почтой, календарями, таблицами и документами.Корректность и доброжелательность в общении с сотрудниками, руководителями, клиентами и подрядчиками.Готовность работать в режиме многозадачности.Будет преимуществомОпыт административной поддержки руководителей.Опыт работы в бизнес-центре или офисе с численностью сотрудников 50+ человек.Опыт организации командировок.Опыт работы с курьерскими и транспортными службами.Знание основ делопроизводства.Что предлагаемРаботу в стабильной российской инжениринговой компании с интересными технологическими проектами.Официальное трудоустройство по ТК РФ.Пятидневную рабочую неделю, график 5/2 и 7 часовой рабочий день.Прямое взаимодействие с руководством компании и возможность влиять на качество административных процессов.Разнообразный функционал без монотонной офисной рутины.Похожие вакансии
Офис-менеджер / секретарь / административный менеджер
От 100 000 до 120 000 руб.
Москва. Станции метро: Павелецкая
Абзац медиа
Офис-менеджер / Административный координатор
От 80 000 руб.
Москва. Станции метро: Павелецкая
Ф-СТОР
Офис-менеджер / Административный координатор
От 40 000 до 40 000 руб.
Москва. Станции метро: Павелецкая
АНО Профессиональная Киберспортивная Лига
Офис-менеджер / административный бизнес-ассистент
От 80 000 руб.
Москва. Станции метро: Павелецкая
Курьеры Тут