Офис-менеджер в приемную генерального директора

Обязанности: Регистрация входящей/исходящей корреспонденции (полный цикл обработки от принятия письма до его рассылки исполнителям) Работа с корпоративной почтой (полная обработка входящих и исходящих писем, сканирование и подготовка конвертов) Обработка входящих/исходящих звонков и дальнейшее распределение по отделам Регистрация служебных записок, доверенностей, приказов, распоряжений (подготовка минимального текста) Ведение и учет еженедельного плана генерального директора, главного инженера Регистрация исходящих писем, служебных записок, заявлений, составление типовых приказов и распоряжений генерального директора, главного инженера, отдела кадров Контроль и передача документов на подпись генеральному директору, главному инженеру, заместителю генерального директора Заказ пропусков в здание офиса, а также заказ пропусков на совещания в различных структурах РЖД Во время отпуска начальника АХО ( полностью замена в его отстутствие, помощь в покупке авиа и ЖД билетов, бронирование гостиниц и заказ трансфера) Выполнение поручений генерального директора, главного инженера, начальника отдела кадров (сканирование, копирование, прошивка документов, подготовка документов для совещаний) Полный учет и хранение документов в бумажном виде, архивирование и распределение документов по папкам Взаимодействие с бухгалтерией для передачи бухгалтерских документов( счета на оплату, акты сверки, платежные поручения) Работа во внутренней системе ЭДО (обработка входящих, исходящих писем,служебных записок)согласно внутреннему регламенту работы с корреспонденцией Взаимодействие со всеми отделами компании в рамках своих обязанностей Помощь в организации рабочего места новых сотрудников Встреча и прием гостей генерального директора (чай, кофе) Контроль за состоянием чистоты и подготовка переговорных комнат к совещаниям Полное жизнеобеспечение офиса канцтоварами, составление списка заказа, выписка счета,(бумага, чай, кофе, вода) Помощь и содействие руководству в организации корпоративных мероприятий Взаимодействие с курьерами, Почтой России при отправке и получении документов Помощь сотрудникам в решении административных вопросов (в пределах ваших рабочих обязанностей) Контроль за состоянием чистоты кабинета генерального директора, приемной генерального директора, а также общей кухни в офисе Взаимодействие и контроль работы клининговой службы Требования: Опыт работы от 3-х лет Презентабельный внешний вид (строгий классический дресс-код) Грамотная устная и письменная речь (навык ведения деловой переписки с контрагентами) Самоорганизованность, эмпатия Пунктуальность Внимательность (навык выявления орфографических и грамматических ошибок в тексте) Отличное знание оргтехники и пакета Microsoft Office Навыки выполнения задач, в условиях многозадачности (расставляя их по приоритетам) Стрессоустойчивость (без проявления ЭМОЦИЙ в определенных обстоятельствах) Навык принятия самостоятельных решений в определенных обстоятельствах Условия: График работы с 9 до 18 (пятница до 16-45) обед 45 минут Оформление по ТК ДМС после прохождения испытательного срока Корпоративные подарки на дни рождения Работа в молодом и дружном коллективе