Обязанности:
Сегодня мы помогаем предпринимателю с опытом более 15 лет, прошедшему путь от B2C-продаж до B2B-бизнеса и контрактного производства в Китае и России. Сегодня он развивает Family Office с инвестиционными и предпринимательскими проектами, а также стартап в сфере трансформационных программ и наставничества. В проектах задействовано около 20 сотрудников и внешних специалистов. Команды распределены между Кипром, Казахстаном и другими странами. Ключевая задача роли:Создать единую систему координации проектов и задач руководителя: переводить идеи в планы, контролировать исполнение, управлять подрядчиками и снимать с руководителя операционную и координационную нагрузку, включая отдельные личные поручения. Чем предстоит заниматься:— Координировать проекты Family Office и стартапа: собирать поручения руководителя, превращать их в планы с этапами, сроками и ответственными. — Вести единый трекер задач и проектов, контролировать статусы, сроки и выполнение договоренностей. — Взаимодействовать с командой, подрядчиками и внешними специалистами (юристы, маркетологи, финансовые эксперты) без прямого административного подчинения. — Организовывать деловой календарь, Zoom-созвоны и встречи, фиксировать договоренности. — Готовить краткие выжимки по проектам: суть, статус, риски и варианты решений. — Систематизировать документы, контакты и информацию по проектам, вести базу знаний. — Вести базовый учет расходов и показателей по проектам. — Использовать ИИ-инструменты для автоматизации регулярных задач. — Выполнять отдельные личные и организационные поручения - например, помощь с билетами, размещением и другими бытовыми вопросами руководителя. На это уходит не более 15% рабочего времени. Мы ожидаем, что вы:— Имеете опыт от 2-х лет бизнес-ассистентом первого лица, координатором проектов или проджект-менеджером. — Находитесь в часовом поясе с разницей относительно Москвы не более 1-2 часов (для эффективного взаимодействия с командой на Кипре и в Казахстане). — Умеете одновременно вести несколько разноплановых проектов. — Превращаете поток поручений в понятную систему: определяете приоритеты, фиксируете задачи и контролируете результат. — Имеете опыт координации сотрудников и подрядчиков без прямого административного подчинения. — Уверенно работаете с Google Workspace, Excel, таск-трекерами (Trello/Asana/Notion), Zoom, электронной почтой и мессенджерами. — Владеете английским языком на уровне не ниже B1 (письменный и разговорный). — Используете ИИ-инструменты (ChatGPT и аналоги) в работе для поиска, анализа и автоматизации. — Обладаете самостоятельностью, системностью, ответственностью и тактичной настойчивостью.Будет плюсом:— Знание Kanban или Scrum. — Понимание базовой логики PnL и опыт работы с простой управленческой отчетностью. — Опыт сопровождения инвестиционных, международных или стартап-проектов. — Опыт дистанционной поддержки руководителя в командировках/на выездах. Мы предлагаем:— Совокупный доход 130 000 рублей в месяц: фиксированная часть 100 000 рублей и премия до 30 000 рублей. — Полностью удаленная работа с проектами на Кипре и в Казахстане. — График 5/2. Основное окно доступности - с 08:00 до 20:00 по времени Кипра. Это не непрерывный 12-часовой рабочий день, а окно, в котором вы доступны. Возможны отдельные срочные вопросы вечером или в выходные (постоянная работа в выходные не предполагается). — Прямая работа с собственником, возможность влиять на процессы и инструменты. — Карьерный рост: развитие до senior- или executive business assistant, а в перспективе - до руководителя одного из проектов. — Формат сотрудничества обсуждается индивидуально. Мы не сработаемся, если:— Вы работаете строго по часам и не готовы к редким срочным вопросам вне окна доступности; — перекладываете ответственность на коллег, подрядчиков или обстоятельства; — работаете только по прямым поручениям и не предлагаете решений; — допускаете регулярные ошибки из-за невнимательности; — не контролируете исполнителей после передачи задачи; Как откликнуться:Пришлите резюме и краткое сопроводительное письмо, в котором ответьте на вопросы:— с руководителем какого уровня вы работали; — сколько проектов одновременно координировали; — приведите пример ситуации, когда вам удалось довести задачу до результата без постоянного участия руководителя; — укажите ваш город и часовой пояс.Похожие вакансии