Секретарь ресепшен

Компания IBS - лидер в области IT-консалтинга и разработки, приглашает в свою команду секретаря на ресепшн. Обязанности: Помощь в подготовке и проведении мероприятий согласно присланному в виде таблицы ТЗ: расставление мебели, предоставление воды, флипчартов, канцелярских принадлежностей, заказ пропусков при необходимости, печать информирующих о мероприятии объявлений, подготовка кофе-брейка на кухне сектора и помощь в организации фуршетов в зоне ресепшена у главного входа в конференц-зал; Участие в процессе оформления новых сотрудников: составление таблицы с данными сотрудников, выход которых запланирован на следующий рабочий день, и ее рассылка участникам процесса приема; подготовка пакетов заявлений; встреча и сопровождение сотрудников до пер. 3096 для дальнейшего оформления; уведомление администраторов подразделений о готовности их сотрудников; сканирование заявлений и их отправка на почту; Поддержание порядка в переговорные сектора D3 Заказ канцтоваров для переговорных и для сотрудников сектора D3 25-го числа каждого месяца Заказ картриджей, бумаги и продуктов для кухонь и переговорных и воды Бронирование ВИП-помещений для мероприятий и встреч (Конференц-зал, ВИП-переговорная и Промостудия) по письменному запросу сотрудников (только после получения от них таблички с ТЗ). ВИП-переговорная бронируется исключительно для деловых встреч, на которых присутствуют ген. директора, управляющие партнеры (УПО) или внешние гости; Заказ пропусков для гостей и их автомобилей; Подготовка оборудования в переговорных (ВИП-переговорная, Промостудия и пер. 3099, 3096) перед проведением встреч: включение проектора, спикерфонов/колонок, камеры, подключение к Zoom-конференции или к проводу HDMI для вывода презентации на экран. Колонки в ВИП-переговорной ставить на зарядку за 3–4 часа до начала встречи и не оставлять их заряжать на долгое время. Обеспечивать документооборот для сотрудников сектора: получать корреспонденцию в ГРК, отмечать её в Directum RX, там же отправлять сканы документов ответственным сотрудникам; взаимодействовать по вопросу подписания документов с ЦПРП, ФС и приемными ген.директоров. Сканирование, копирование, печать и брошюровка документов. Помощь с печатью и брошюровкой материалов для мероприятий (например, для PCM). Оформление кейтеринга для встреч с внешними участниками Требования: Грамотная устная и письменная речь Клиентоориентированность Уверенный пользователь ПК: MS OutLook, Excel, Word Умение работать с офисной оргтехникой Деловые и личные качества: ответственность, коммуникативность, доброжелательность и желание помочь, умение внимательно работать с документами, презентабельный внешний вид Возможно рассмотрение кандидатов с неоконченным высшим образованием, а также учащихся в ВУЗах, но форма обучения не должна предполагать дневного обучения. Условия: Больше, чем просто офис: спортзал в офисе, капсула сна и массажные кресла для отдыха, киберзона, массажист в офисе, медицинский кабинет, салон красоты в офисе Удобная цифровая система адаптации с элементами геймификации, которая поможет быстро и интересно погрузиться в корпоративную жизнь и процессы компании Яркие корпоративные мероприятия — от тематических вечеринок до спортивных мероприятий и выездных праздников Участие в волонтерских проектах, экологических акциях, проектах по восстановлению исторических объектов