Администратор офиса

Ищем ответственного, системного и стрессоустойчивого администратора, который не ждет указаний, а сам контролирует все запасы, документооборот и состояние офиса. Обязательное условие – уверенное владение Bitrix24 (задачи, Диск, Живая лента, Календарь, Контакты, Веб-формы/Чаты). Нам нужен человек, для которого отсутствие протечек, пустых картриджей и сброшенных звонков – норма, а не подвиг. Обязанности: Контроль запасов и бюджета – ведение учета расходников (бумага, картриджи, посуда, вода, клининг), своевременный заказ, мониторинг остатков, чтобы сотрудники никогда не сталкивались с нехваткой. – соблюдение утвержденного бюджета; любое превышение >5% – только после предварительного согласования; Документооборот и Bitrix24 – прием, регистрация и передача входящей/исходящей корреспонденции, счетов и договоров с обязательной загрузкой скан-копий в соответствующие папки Диска Bitrix24, привязкой к задачам или контактам. – все документы направляются адресатам без задержек, а факт отправки фиксируется в портале (комментарий к задаче или отправка через почту Битрикс24); Контроль состояния офиса – ежедневный обход переговорных, санузлов, кухни, общих зон; проверка окон, оборудования, отсутствие протечек и аварий; Работа с заявками сотрудников через Bitrix24 – оперативное реагирование на обращения (сломался стул, не работает принтер, нет воды) – все заявки принимаются через задачи или Веб-формы Bitrix24. – большинство заявок закрывать в день поступления, статус и сроки отслеживать в портале; Адаптация новичков – полная подготовка рабочего места к первому дню нового сотрудника: пропуск, канцтовары, доступы, техника. – заранее завести контакт новичка в Bitrix24, проверить доступы к папкам и задачам; Ресепшн и телефония – прием внешних звонков, корректная маршрутизация, отсутствие сброшенных вызовов; встреча гостей с соблюдением стандарта приветствия; Организация мероприятий в Bitrix24 – участие в планировании корпоративов, тимбилдингов, праздников с соблюдением бюджета и высоким уровнем организации. – все чек-листы, бюджеты и согласования вести в задачах и Календаре Bitrix24; Подмена коллег – выполнение обязанностей администратора в период отсутствия (отпуск/болезнь) без увеличения штатной нагрузки, с отдельной доплатой. Требования к кандидату: Опыт ведения бюджета на канцтовары, воду, клининг, хозтовары и мелкий ремонт; Знает, как сравнивать поставщиков, экономить без потери качества; Понимает, что такое «критичные расходники» (бумага, картриджи, посуда) и умеет строить систему неснижаемого запаса (страховой минимум); Делопроизводство и Bitrix24; Опыт приема, регистрации и передачи входящих/исходящих документов, счетов, договоров; Грамотная устная и письменная речь, четкая дикция, доброжелательный тон; Стрессоустойчивость, доброжелательность и проактивность. Сохраняет спокойствие в конфликтных и аварийных ситуациях (протечка, сломанное оборудование, недовольный посетитель). Вежлив с людьми любой эмоциональной окраски, предлагает конструктивные решения, а не оправдания. Не «сбрасывает» проблему на других, пока не убедится, что вопрос решен. Условия: Работа в крупной строительной компании в команде профессионалов; Руководство, которое стремится помочь и усилить сотрудников; Молодой, дружный, профессиональный коллектив любящий то, чем он занимается; Официальное оформление по ТК РФ; Медицинское обслуживание, вознаграждение за выслугу лет, материальная помощь к отпуску, льготные путевки для сотрудников; График работы: 5/2; Место работы: г. Реутов (м. Новогиреево, м. Новокосино, МЦД-4 "Реутов").