Администратор офиса

Благотворительный фонд В. Потанина (основан в 1999 г.) приглашает к сотрудничеству администратора в административно-кадровую службу. Работа у нас — это возможность выбрать интересную профессиональную траекторию в некоммерческом секторе и стать частью дружной команды, где каждый решает важные социальные задачи и раскрывает свой потенциал. Мы предлагаем: работу в профессиональной среде, где всегда придут на помощь; комфортный светлый офис в историческом центре Москвы ( БЦ в 5 минутах от метро Тверская/Пушкинская/Чеховская); конкурентную полностью официальную заработную плату: оклад 130 000 рублей на руки после уплаты НДФЛ; полную медицинскую страховку (ДМС после испытательного срока); ежегодную индексацию заработной платы, премирование по итогам года; оформление в соответствии с Трудовым кодексом; пятидневка, работа в офисе, график работы по договорённости; продолжительность испытательного срока 3 месяца. Обязанности: 1) Обеспечивает жизнедеятельность офисов: ∙ закупка и контроль расходования канцтоваров, продуктов и воды, кейтеринга, мебели, средств индивидуальной защиты и т.п., обеспечивает своевременное отслеживание остатков и оформление необходимых заказов товаров для обеспечения жизнедеятельности офиса; ∙ взаимодействует с представителями арендодателя по вопросам обслуживания/эксплуатации офисов, ремонта, уборки, своевременности получения и проверки корректности документов и др. Проверяет корректность снятия показаний счетчиков в офисах Фонда; ∙ организует переезды, подготовку новых рабочих мест для сотрудников; ∙ следит за исправностью офисного оборудования, принимает заявки работников фонда о поломках, организовывает и отслеживает своевременное устранение неполадок, при необходимости организует ремонт; ∙ контролирует поддержание чистоты, порядка и готовности офисных помещений и переговорных комнат к эксплуатации: взаимодействует с клининговой службой, организует расстановку мебели и оборудования; ∙ ведёт учет товарно-материальных ценностей (канцелярия, продукты питания, сувенирная продукция и т.д.), своевременно отражает в учете получение, выдачу сотрудникам, оформляет необходимые документы и передаёт их в бухгалтерскую службу, участвует в инвентаризациях остатков и т.д. Осуществляет приём, хранение и выдачу ТМЦ. ∙ взаимодействует с курьерскими службами, почтой, службами такси, химчистки и т.п. ∙ обеспечивает пожарную безопасность в помещениях Работодателя; ∙ контролирует функционирование охранной системы офиса. 2) Организует командировки сотрудников (по всей РФ и СНГ): ∙ бронирует авиа- и железнодорожные билеты, трансферы, гостиницы; ∙ обеспечивает поддержание в актуальном состоянии базы данных гостиниц; ∙ подготавливает приказы на командировки работников; ∙ поддерживает реестр командировок в актуальном статусе. 3) Обеспечивает административную поддержку внешних и внутренних мероприятий: ∙ организует кофе-брейки и питание для внутренних мероприятий Фонда: подбор поставщиков, согласование меню, оформление заказов, контроль своевременности доставки и качества услуг, подготовку необходимых канцтоваров и сувенирной продукции. ∙ организует подготовку конференц-зала, переговорных комнат для внутренних и внешних мероприятий. Оформляет необходимую документацию по использованию конференц-зала Фонда внешними гостями; ∙ готовит проекты приказов по организации мероприятий. 4) Ведёт договорную работу, документооборот, контроль оплаты счетов: ∙ отслеживает сроки договоров по своим контрагентам, своевременно инициирует продление договоров, готовит проекты новых договоров и соглашений, отслеживает подписание дополнительных соглашений, получение, проверку и подписание ответственными лицами сопроводительной документации/счетов/актов/УПД; ∙ своевременно размещает копии сканированных документов на сервере и передаёт оригиналы документов в бухгалтерскую службу; ∙ поддерживает реестр входящих и исходящих документов по контрагентам в актуальном статусе; ∙ отслеживает своевременность согласования и оплаты счетов по своему направлению; ∙ знакомит сотрудников под роспись с документами. Требования: ∙ высшее образование; ∙ обязателен опыт работы от 3х лет с аналогичными функциями в качестве администратора/офис-менеджера: обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ товаров и услуг, взаимодействие со службами эксплуатации офиса и т.п.), организация командировок, делопроизводство/документооборот (опыт подготовки проектов приказов, договоров и т.п.); ∙ опытный пользователь ПК, умение работать с оргтехникой и мини АТС; ∙ умение работать с большим объёмом информации в режиме многозадачности; ∙ личные качества: развитые организаторские способности, умение систематизировать информацию, высокая степень аккуратности и внимательности при работе с документами, грамотная речь (устная и письменная), доброжелательность, умение устанавливать контакт, ответственность, культура общения, активность; ∙ английский язык – intermediate; ∙ приветствуется опыт работы в благотворительных фондах или волонтёрская деятельность P.S. Просьба указать Ваши пожелания по заработной плате в резюме или сопроводительном письме.