Координатор коммерческого отдела

Мы ищем системного и ответственного сотрудника, который возьмёт на себя всю операционную рутину коммерческого отдела и станет надёжным фильтром качества для руководителей. Ваша главная цель — обеспечить бесперебойную работу отдела, освободив как руководителей, так и менеджеров от документооборота, контроля сроков и подготовки данных, чтобы они сосредоточились на стратегии и переговорах с топ-клиентами. Вы будете «стражем подписей» и гарантом безопасности сделок: проверять договоры, тарифы, дебиторскую задолженность, не допуская ошибок до того, как документы уйдут клиенту или на подпись директору. При этом важно не просто контролировать, а делать это доброжелательно и с максимальным вовлечением, помогая менеджерам и снимая с них «головную боль» по внутренним процессам. Обязанности: Финансовый контроль (приоритет №1): Полный цикл индексации (списки, уведомления, контроль сроков в договорах). Мониторинг дебиторской задолженности по мелким клиентам, раннее выявление рисков. Подготовка и согласование служебных записок (последняя проверка перед бухгалтерией). Документооборот и юридическая чистота: Подготовка договоров, дополнительных соглашений, NDA и прочих видов. Валидация версий - контроль корректности. Управление процессами и дисциплина: Актуализация данных в воронке продаж и в CRM (AmoCRM), контроль заполнения карточек и аналитических полей в CRM. Ведение и актуализация регламентов, контроль их соблюдения. Фиксация протоколов совещаний и контроль выполнения задач менеджерами (доска Kaiten). Поддержка руководителей и ключевых клиентов: Подготовка сверок, отчетов, сводной аналитики для переговоров с топ-клиентами. Участие в тендерах (подача на площадках, проверка пакетов документов). Дополнительно: Помощь отделу маркетинга (мероприятия внутренние и для клиентов). Требования: Обязательные: Отличное владение Excel (сводные таблицы, ВПР для сверок). Опыт работы с договорной документацией (подготовка, проверка, согласование). Понимание жизненного цикла документа: от создания шаблона до передачи на подпись. Умение готовить сводную аналитику и отчёты. Опыт ведения протоколов совещаний и контроля исполнения поручений. Будет преимуществом: Опыт работы в AmoCRM (научим) и/или Kaiten (научим). Навык написания и актуализации регламентов и внутренних инструкций. Использование AI-инструментов в работе. Личные качества (soft skills): Менталитет «хранителя порядка» - вы не просто исполнитель, а контролёр, который может остановить менеджера и указать на ошибку, но делает это конструктивно. Стрессоустойчивость и способность работать в многозадачном режиме (одновременно индексация, тендер, инвойсинг, срочные служебные записки). Дружелюбие и позитивный настрой — активный помощник команде. Целеустремлённость, инициативность и проактивность. Условия работы: Официальное трудоустройство по ТК РФ. График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 (возможны обсуждения). Заработная плата: обсуждается на собеседовании (зависит от опыта). Место работы: м Калужская, Научный проезд, д. 14Ас1. Дружный коллектив, поддержка руководителя, возможность влиять на процессы внутри отдела. Карьерный рост в рамках коммерческого блока. KPI обсуждаются индивидуально. Как мы видим вашу роль: Вы - наш «хранитель порядка». Когда менеджер приходит с паникой, вы гасите её фактами и чётким планом, с пониманием как и что нужно делать в соответствии с регламентами. Ваша работа делает команду лояльнее и сильнее, потому что вы берёте на себя рутинную боль (индексацию, статусы, оформление документов) и решаете вопросы проактивно. Откликайтесь, если готовы стать надёжной опорой коммерческого отдела и хотите работать в компании, где ценят порядок и инициативу!