Обязанности:
1. Позиция и контекст Роль сочетает деловую и личную поддержку: операционное управление офисной средой, календарь и подготовка встреч, представительская функция, контроль исполнения поручений, организация поездок, отдельные личные задачи. Уровень роли — доверенный операционный сотрудник с самостоятельной зоной ответственности. В рамках установленных стандартов ассистент действует без дополнительных согласований; новые и неоднозначные ситуации согласовываются однократно, после чего фиксируются как стандарт. 2. Функциональные обязанности 2.1. Офис и операционная среда • Обеспечение готовности офиса к началу каждого рабочего дня: порядок, укомплектованность, работоспособность техники. • Контроль и своевременное пополнение расходных материалов без напоминаний. • Подготовка переговорной к каждой встрече: техника, материалы, зарядные устройства, кабели. • Ведение и поддержание актуальности доступов и паролей; аккуратное обращение с ними. 2.2. Календарь и управление временем • Полное ведение календаря руководителя: планирование, подтверждение, перенос встреч. • Заблаговременное прояснение неясных пунктов расписания — не позднее чем за день до события. • Защита приоритетов руководителя: резервирование времени на ключевые задачи. 2.3. Подготовка ко встречам • Сбор контекста по каждой встрече: уточнение повестки и сути вопроса у профильных сотрудников. • Заблаговременный запрос и подготовка материалов к встрече/организация брифинга руководителя с ответственными сотрудниками. • Краткая справка руководителю: участники, предмет, договорённости предыдущих контактов. • К началу встречи все необходимые материалы — у руководителя. 2.4. Представительская функция • Встреча гостей, предложение напитков, сопровождение и проводы — по представительскому стандарту. 2.5. Контроль поручений • Ведение реестра поручений с актуальным статусом, доступным в любой момент. • Своевременная эскалация задержек и проблем с конкретикой по существу. • Подтверждение выполнения фактической проверкой, а не докладом исполнителя. 2.6. Взаимодействие с командой • Рабочая коммуникация с сотрудниками компаний на равных, без иерархической дистанции. • Содействие коллегам в рамках уместного и возможного. 2.7. Контакты, даты, протокольные события • Ведение базы ключевых контактов, дней рождения и значимых дат. • Полный цикл поздравлений: планирование, подарки, цветы, логистика — заблаговременно. • Самостоятельное восстановление и поддержание актуальности недостающей информации. 2.8. Поездки • Полная организация деловых и личных поездок: билеты, отели, трансферы, визы. • Подготовка комплекта документов и маршрута до выезда. 2.9. Личные поручения и фильтрация • Выполнение личных поручений в разумных пределах, по контексту приоритетов дня. • Первичная фильтрация входящих вопросов: самостоятельное прояснение через заместителей и профильных сотрудников того, что не требует внимания руководителя. 3. Требования к кандидату Опыт • Опыт работы личным или executive-ассистентом первого лица от 2 лет (собственник, CEO, топ-менеджер). Навыки • Уверенное владение календарными системами, документами, современными цифровыми инструментами. • Грамотная устная и письменная речь, зрелый деловой стиль коммуникации. • Навык организации поездок, включая международные (визы, маршруты, документы). Личные качества • Проактивность и предвидение: способность работать на опережение, а не по запросу. • Самообладание при давлении и изменениях в последний момент. • Внимание к деталям при понимании общей картины и целей. • Восприимчивость к обратной связи: однократного обсуждения достаточно для корректировки. • Ответственность за результат: задача считается выполненной после фактической проверки. Конфиденциальность • Абсолютная дискретность: ассистент имеет доступ к личной, деловой и финансовой информации. • Подписание соглашения о неразглашении (NDA) — стандартная часть оформления. 4. Условия и формат • Формат: очный, полная занятость. • Доступность вне рабочих часов: реагирование на срочные сообщения; дистанционное сопровождение мероприятий руководителя; сопровождение по изменениям (встречи/поручения от руководства) в контакте с аппаратами руководителей/акционеров.Похожие вакансии
Договорная
Москва. Станции метро: Полянка, Третьяковская, Октябрьская
Правительство Москвы
Договорная
Москва. Станции метро: Полянка, Третьяковская, Октябрьская
Медиа Бизнес Солюшенс
Договорная
Москва. Станции метро: Полянка, Третьяковская, Октябрьская
Медиа Бизнес Солюшенс
От 100 000 до 180 000 руб.
Москва. Станции метро: Полянка, Третьяковская, Октябрьская
Теплоэксперт
От 60 000 до 80 000 руб.
Москва. Станции метро: Полянка, Третьяковская, Октябрьская
Кадровое агентство МЕТОД
До 70 000 руб.
Москва. Станции метро: Полянка, Третьяковская, Октябрьская
Голубцова Анна Сергеевна