Обязанности:
О позиции Ищем самостоятельного и мобильного офис-менеджера с функциями административного ассистента. Сотрудник будет обеспечивать бесперебойную работу нескольких офисов в центре Москвы, сопровождать совещания, закрывать городские поручения и помогать основному личному ассистенту руководителя в задачах, требующих физического присутствия. Роль подходит человеку, который умеет быстро переключаться между задачами, сохраняет аккуратность в деталях и доводит каждое поручение до подтверждённого результата. Работа не ограничивается нахождением в офисе: важны готовность оперативно перемещаться по Москве и умение корректно представлять интересы руководителя. Основные задачи Организация ежедневной работы нескольких офисов: порядок, необходимые расходные материалы, вода, продукты, канцелярия и иные закупки. - Один из офисов небольшого размера, не используется на постоянной основе, постоянное присутствие в нем не требуется, исключительно по просьбе собственника, состоит из рабочего кабинета, переговорной и гостиной комнаты с кухней. Контроль исправности офисной техники и взаимодействие с подрядчиками по хозяйственным и административным вопросам. Подготовка переговорных и рабочих пространств к совещаниям, встреча участников, организация воды, кофе-брейков и необходимых материалов. Административное сопровождение встреч: координация участников, печать и подготовка документов, выполнение организационных поручений. Получение, передача и доставка документов; работа с курьерскими службами и водителями. Выполнение срочных покупок и иных городских поручений руководителя, когда требуется личное присутствие ответственного сотрудника. Взаимодействие с основным личным ассистентом: получение задач, фиксация статусов, контроль сроков и подтверждение результата. При необходимости — подмена основного ассистента по отдельным текущим задачам: фиксация поручений, организация встреч, координация исполнителей, подготовка документов и передача статусов. Соблюдение режима строгой конфиденциальности и бережное отношение к частной информации. Что мы ожидаем Опыт работы офис-менеджером, административным ассистентом, координатором или помощником руководителя. Готовность к разъездному характеру работы и оперативным перемещениям по Москве. Самоорганизация: умение вести список задач, расставлять приоритеты, соблюдать сроки и не терять поручения. Высокая ответственность: задача считается выполненной только после проверки итогового результата. Грамотная устная и письменная речь, тактичность, аккуратный внешний вид и понимание делового этикета. Уверенное использование мессенджеров, офисных программ, календарей и современных цифровых инструментов. Умение сохранять спокойствие и доброжелательность при одновременной работе с несколькими задачами. Готовность подписать NDA и соблюдать строгую конфиденциальность. Будет преимуществом Опыт ассистирования при совещаниях и организации деловых встреч. Опыт работы в частном офисе, family office или в непосредственном подчинении руководителю. Готовность постепенно расширять круг задач и осваивать новые функции, обучаться. Условия Работа в стабильной структуре с долгосрочным горизонтом сотрудничества. Офисы в центре Москвы; регулярные выезды по городу в рамках рабочих задач. Полная занятость, график 5/2, гибкие границы физического присутствия в офисах. Возможность выполнения отдельных срочных задач вне стандартного рабочего времени Заработная плата обсуждается индивидуально по итогам собеседования и зависит от опыта кандидата. Постепенное введение в задачи и возможность профессионального роста до расширенного административного ассистирования. Важно Это не исключительно кабинетная позиция. Мы ищем человека, который одинаково уверенно организует работу офисов, сопровождает встречи и лично закрывает срочные городские задачи, когда важны скорость, ответственность и конфиденциальность.Похожие вакансии
Офис-менеджер (Административный менеджер)
От 100 000 руб.
Москва. Станции метро: Чеховская, Пушкинская, Маяковская, Тверская
Цифров
От 50 000 до 50 000 руб.
Москва. Станции метро: Чеховская, Пушкинская, Маяковская, Тверская
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ КОМПАНИЯ АКВАРИУС"
Договорная
Москва. Станции метро: Чеховская, Пушкинская, Маяковская, Тверская
Юридическая фирма Рустам Курмаев и партнеры
Договорная
Москва. Станции метро: Чеховская, Пушкинская, Маяковская, Тверская
Avanta Россия
От 40 000 до 60 000 руб.
Москва. Станции метро: Чеховская, Пушкинская, Маяковская, Тверская
Суперфуд Фарм
Договорная
Москва. Станции метро: Чеховская, Пушкинская, Маяковская, Тверская
ELEMENT