Обязанности:
1. Детализированные должностные обязанности Формирование закрывающей документации (доходная часть): Ежемесячный сбор и систематизация сводных реестров услуг от подразделений-исполнителей для подготовки полного пакета закрывающих документов (акты выполненных работ/услуг, КС-2, КС-3), счета на оплату, расшифровки). Комплексная проверка комплектов на соответствие первичным данным и требованиям конкретного Заказчика (наличие печатей, правильность формулировок, полнота приложений), оперативное устранение замечаний по итогам проверок Заказчиков. Координация «конвейера» закрытия: жесткий контроль сроков подготовки, прохождения внутреннего контроля и передачи оригиналов в бухгалтерию/заказчику до согласованной даты закрытия реализации. Цифровизация процессов и контроль задач (Битрикс24): Структурированная загрузка скан-копий отчетных документов в карточки сделок/проектов CRM. Постановка, мониторинг исполнения и «закрытие» связанных подзадач в Битрикс24 ответственными смежниками (юристы, инженеры, сметчики, бухгалтеры). Ежедневная актуализация статусов задач для прозрачности бизнес-процессов руководством. Общий документооборот компании: Обработка всего потока корреспонденции: регистрация и отправка входящих/исходящих писем, приказов, распоряжений, оформление и учет доверенностей в соответствующих журналах учета. Формирование дел, систематизация и сдача документов в архив согласно утвержденной номенклатуре. Ведение мастер-данных и контроллинг: Ведение актуального электронного архива договорной и исполнительной документации (и доходных, и расходных договоров) в общей сетевой папке с понятной системой каталогов для использования смежными подразделениями. Финансовая диспетчеризация: еженедельная актуализация Общего реестра действующих договоров, сверка статусов оплат, задолженностей и объемов реализации. Подготовка сводок по запросам руководства. Логистика документов: Организация маршрутов согласования и физического подписания документов (внутри компании и отправка на подпись контрагентам), включая организацию курьерской и почтовой рассылки исходящих оригиналов. 2. Требования к образованию и подготовке Базовое образование: Предпочтительное: Высшее (бакалавриат/специалитет) «Документоведение и архивоведение», «Экономика и управление», «Юриспруденция» или «Менеджмент организации». Допустимое: Среднее профессиональное образование в сфере делопроизводства при наличии подтвержденного релевантного опыта от 3 лет. Дополнительная подготовка (как преимущество): Знание основ бухгалтерского учета (курс "Бухучет для непрофильных специалистов") для грамотного чтения закрывающих документов (счет-фактура, УПД). Сертификаты о прохождении курсов по Битрикс24 (расширенный функционал: бизнес-процессы, роботы). 3. Требования к опыту работы Стаж: Реальный опыт работы в документообороте, договорном отделе или канцелярии от 2-х лет (желательно в сфере услуг или строительства, где сложная исполнительная документация). 4. Профессиональные знания и умения Инструментарий: Уверенный пользователь Битрикс24 (работа с задачами, диском, живой лентой, генерация отчетов). Продвинутый уровень MS Excel: умение строить сводные таблицы, фильтры, связывать данные из разных книг для автоматизации Реестра оплат. Владение офисной оргтехникой, системами электронного документооборота (Диадок/СБИС/Контур). Нормативная база: Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016 (оформление реквизитов и бланков документов), понимание правил архивного хранения. Четкое понимание разницы между УПД, Счетом-фактурой, Актом, ТОРГ-12 и правил внесения исправлений в первичку. Навыки делопроизводства: Безупречная грамотность, высокая скорость печати, отсутствие опечаток в суммах и номерах договоров. Способность уверенно ориентироваться в сетевой файловой системе и быстро находить нужный скан/оригинал документа. 5. Личностные качества Педантичность и скрупулезность в подготовке документации, принципиальность в отстаивании порядка оформления документов. Исполнительная дисциплина и «чувство времени» - закрытие периода строится на дедлайнах (до 5-го числа ежемесячно). Опоздание по вине специалиста недопустимо, так как влечет задержку оплат выполненных работ и претензии от заказчика. Стрессоустойчивость: способность сохранять спокойствие и ясность ума в период «аврала» (конец месяца/квартала/года), когда закрытие документов идет одновременно по нескольким проектам/направлениям. Коммуникабельность: умение выстроить конструктивный диалог коллегами и представителями заказчика. Память: хорошая ассоциативная память на названия контрактов, контрагентов, заказчиков и специфические требования к оформлению/ведению их документооборота.Похожие вакансии
Главный специалист отдела подготовки и сопровождения контрактов
От 110 000 руб.
Москва. Станции метро: Комсомольская, Площадь трёх вокзалов
ГБУ МО Мосавтодор
Специалист отдела сопровождения и исполнения контрактов
От 126 300 до 126 300 руб.
Москва. Станции метро: Комсомольская, Площадь трёх вокзалов
Выставка достижений народного хозяйства
Главный специалист отдела документооборота/Корректор
От 145 000 руб.
Москва. Станции метро: Комсомольская, Площадь трёх вокзалов
Публично-правовая компания Военно-строительная компания
Специалист отдела документооборота
От 90 000 до 126 000 руб.
Москва. Станции метро: Комсомольская, Площадь трёх вокзалов
ТрансРесурс
Главный специалист группы документооборота
Договорная
Москва. Станции метро: Комсомольская, Площадь трёх вокзалов
Росатом Возобновляемая энергия
Главный специалист отдела методического сопровождения
От 99 000 до 130 000 руб.
Москва. Станции метро: Комсомольская, Площадь трёх вокзалов
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "ОБЪЕДИНЕННАЯ ЭНЕРГЕТИЧЕСКАЯ КОМПАНИЯ"