Специалист по архивному делу и документообороту

Обязанности: Организация архивного хранения документов Формирование, ведение и актуализация корпоративного архива организации; Обеспечение централизованного хранения документов на бумажных и электронных носителях; Организация приема документов от структурных подразделений в архив в соответствии с утвержденными графиками и регламентами; Контроль своевременности передачи документов подразделениями на архивное хранение; Проверка комплектности и правильности оформления передаваемых документов; Проведение экспертизы ценности документов и подготовка материалов для определения сроков хранения; Формирование дел постоянного, длительного и временного хранения; Подготовка документов к архивному хранению в соответствии с требованиями законодательства и внутренних регламентов; Обеспечение сохранности архивных документов и соблюдения правил хранения. Ведение номенклатуры дел Разработка, актуализация и сопровождение сводной номенклатуры дел организации; Контроль соблюдения подразделениями утвержденной номенклатуры дел; Консультирование сотрудников по вопросам формирования дел и присвоения индексов; Контроль правильности формирования дел в подразделениях; Подготовка предложений по совершенствованию системы хранения документов. Формирование и обработка архивных дел Сортировка документов по видам, срокам хранения и принадлежности к структурным подразделениям; Формирование дел в соответствии с номенклатурой; Подшивка документов в архивные папки и тома; Нумерация листов дел; Составление внутренних описей документов; Оформление заверительных листов; Маркировка архивных коробов, папок и мест хранения; Подготовка дел к передаче на постоянное или длительное хранение; Подготовка дел к уничтожению по истечении сроков хранения. Ведение реестров и учет документов Ведение реестров архивных дел; Ведение реестров документов постоянного хранения; Ведение реестров документов длительного хранения; Ведение реестров переданных и принятых дел; Ведение реестров договоров, приказов, доверенностей, протоколов и иных документов по поручению руководства; Учет движения архивных документов; Формирование электронных баз данных архивного учета; Подготовка отчетов о состоянии архива и движении документов. Работа с подразделениями Организация взаимодействия со всеми подразделениями компании по вопросам документооборота и архивного хранения; Контроль своевременного предоставления документов подразделениями; Направление уведомлений и запросов о необходимости передачи документов в архив; Консультирование сотрудников по вопросам оформления, регистрации, систематизации и хранения документов; Проведение проверок соблюдения требований документооборота в подразделениях; Подготовка актов выявленных нарушений порядка хранения документов. Работа с электронным архивом Ведение электронного архива организации; Сканирование документов и создание электронных копий; Проверка качества электронных образов документов; Систематизация электронных документов по утвержденной структуре хранения; Контроль корректности размещения документов в корпоративных папках и информационных системах; Поддержание актуальной структуры электронного архива; Работа в 1С: Документооборот, корпоративных файловых хранилищах Выдача и поиск документов Организация выдачи архивных документов по запросам сотрудников и руководителей; Ведение журнала выдачи и возврата документов; Контроль соблюдения сроков возврата документов; Оперативный поиск документов по запросам руководства, бухгалтерии, юридического отдела, финансовой службы и иных подразделений; Подготовка архивных справок, выписок и копий документов. Контроль и отчетность Подготовка отчетности о состоянии архивного фонда организации; Контроль соблюдения законодательства и внутренних нормативных документов в части архивного хранения; Подготовка документов к внутренним и внешним проверкам, аудитам и инспекциям; Участие в разработке регламентов документооборота и архивного хранения; Подготовка проектов инструкций, положений, регламентов и методических материалов по архивному делу. Требования Высшее или среднее профессиональное образование; Опыт работы архивариусом, специалистом по архивному делу, документоведом или специалистом по документообороту не менее 3 лет; Знание законодательства в области архивного дела и документооборота; Практический опыт формирования архивных дел и ведения номенклатуры дел; Опыт работы с большими объемами документации; Навыки ведения реестров, описей и журналов учета; Опыт подготовки документов к архивному хранению и уничтожению; Знание правил систематизации, классификации и учета документов; Опыт работы с электронными архивами и системами электронного документооборота; Уверенное владение MS Office, Excel, 1С: Документооборот; Высокая внимательность к деталям, аккуратность и системность; Ответственность за сохранность документов и конфиденциальность информации. Условия: • Трудоустройство ТК РФ; • место работы БЦ Газойл Сити , м. Калужская; • График работы: 5/2 с 09:00-18:00; • Полностью белая заработная плата, обсуждается с успешным кандидатом, возможен бонус по результатам работы за год. • Испытательный срок: 3 мес. • ДМС после испытательного срока.