Персональный ассистент

Для прогрессивного руководителя, ученого и бизнесмена, владельца двух компаний и крупных производств по миру требуется персональный ассистент. Прошлый ассистент вырос дальше по карьерной лестнице, мы с поиске энергичного кандидата, которому нравится его работа и он может быть поддержкой в личных делах руководителя. Обязанности состоят из 50% бизнес- задач, 50% личных поручений, удаленная работа, комфортный график, отличная коммуникация "по делу" с руководителем. В нашей работе царит вежливость, точность, амбициозность, корректное отношение, понимание что все мы люди и любим свою работу, а ассистент очень важный помощник в делах нашего руководителя, без которого никак нельзя. Ассистент для руководителя - это глаза, уши, тыл и заботливая рука, которая все предусмотрела. С руководителем очень комфортно работать, начиная с постановки задач, заканчивая их выполнением, всегда корректная обратная связь, своевременные выплаты, интересные задачи в разных точках мира. Для него вся его жизнь подчиняется календарю и тому, что внесено в него, задачи закрываются в срок от ассистента и он точно знает, что рядом помощник, который все контролирует. Если это вы, с нас мягкий онбординг (передача дел от прошлого ассистента), поддерживающий коллектив, подчинение руководителю и операционному директору, база знаний прошлого ассистента и ввод в должность. Чем предстоит заниматься на этой работе? Тревел сопровождение (самый большой объем): - Знание специфики работы travel-направления для бизнеса, скурпулезная проверка адресов и маршрутов, времени в пути, внесение в календарь билетов и данных по маршруту - Бронь билетов, жилья, транспорта, оформление виз, паспортов - Составление программы путешествия и логистики внутри поездки - Внесение в рабочие таблички расходов поездки, контактов, документов в папки - Быть на связи в перелеты (навигация по гейтам, пересадкам) - Брони и покупка входных билетов на конференции Личные поручения: - Запись на услуги, бронирования - Покупки, заказы, доставки - Организация семейного и детского досуга, поездок, праздников - Поиск обучения, кружков для детей/школы - Оплата счетов - Вопросы семьи: переезд, аренда квартиры, найм персонала, найм подрядчиков - Контроль штрафов - Заказ и оформление документов Бизнес-задачи по проекту: - Ведение календаря (рабочие встречи, поездки, перемещения) - Взаимодействие с гос. структурами - Взаимодействие с сотрудниками - Учет договоров, счетов, ведение баз знаний - Составление договоров (по шаблонам) - Поиск поставщиков и исполнителей - Оформление презентаций, документов, отчетов - Ресерч и оформление в документацию результатов - Ведение документации по задачам (фин таблицы учета расходов) - Обмен денег (USDT/валюта) Вам пригодится знание программ: - MC Office (таблички, документы, презентации) - ИИ инструменты (для создания презентаций, таблиц, ресерча, оптимизации своей работы) - Google календарь 📎 Требования: - Опыт личным ассистентом от 2 лет; - Английский не ниже В2/С1; - Вождение автомобиля (для оперативного перемещения по Москве) - Готовность отвезти/привезти нужное (деньги, вещи по Москве) Портрет кандидата: - ответственность, - честность (способность признать ошибку) - внимание к деталям - пунктуальность - возвращаемость (с задачами) - способность быть в подчинении, лидировать свои задачи - получение удовольствия от порядка/закрытых задач - доведение задач до результата - способность брать ответственность за свой сектор работы - многозадачность - умение работать быстро и адаптироваться к меняющимся обстоятельствам (отмененных задачам, невостребованный информации, изменение резко вводных) - гибкость - умение выстроить свой баланс рабочего времени и отдыха Что мы предлагаем: - удаленная работа 9-19 по МСК пн/пт 5/2 - выходные плавающие, когда командировки и поездки мы на связи либо что-то срочное - физические задачи в Москве 10-15% времени - оплата на руки (возможна оплата в валюте) - компенсация переработок (оплата или выходные дни) Этапы собеседования: - Звонок-интервью с нанимателем - Звонок-встреча с руководителем - Передача дел от прошлого ассистента Ждем ваших резюме и сопроводительных писем!