Ведущий специалист по управлению документами организации

В рамках утвержденной стратегии до 2030 года по развитию транспортной и инженерной инфраструктуры Москвы в организации Градостроительного Комплекса открыта вакансия Ведущий специалист по управлению документами организации. Обязанности Контроль исполнения поручений: ставить на контроль поручения руководителя: фиксировать сроки и ответственных еженедельно отслеживать статус исполнения документов Работа с обращениями граждан: оперативно готовить ответы на обращения — по поручению или на основе типовых шаблонов формировать письма подрядчикам об устранении нарушений, выявленных по результатам обращений Совершенствование рабочих процессов: предлагать идеи по сокращению сроков согласования документов; актуализировать инструкции по делопроизводству с учётом изменений в законодательстве разрабатывать памятки, чек‑листы и шаблоны документов (письма, уведомления, акты и т. д.) для работы в системе МосЭдо Взаимодействие с коллегами и внешними партнёрами: координировать сбор документов и отчётов от сотрудников дирекции консультировать коллег по вопросам делопроизводства и работы в МосЭдо решать вопросы техподдержки МосЭдо и портала «Наш город» с администраторами систем Обеспечение информационной безопасности: строго соблюдать правила работы с документами ограниченного доступа контролировать наличие грифа ограничения доступа и порядок передачи таких документов Требования Высшее образование Опыт работы в сфере делопроизводства, документооборота или организационного обеспечения (желательно в государственной или строительной организации) Знание правил ведения делопроизводства в государственных органах и учреждениях Умение разрабатывать номенклатуру дел, формировать и оформлять дела, готовить описи Знание порядка регистрации, маршрутизации, контроля доставки и подписания документов Умение формировать отчеты по исполнительской дисциплине, настраивать уведомления Знание Федерального закона № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», регламентов работы с порталом «Наш город», сроков и порядка подготовки ответов Знание правил архивного хранения документов (сроки, условия, порядок передачи, выдачи и уничтожения) Умение разрабатывать и актуализировать инструкции по делопроизводству, памятки, чек-листы, шаблоны документов Уверенное владение Word, Excel (таблицы, фильтры, простые формулы), Outlook, Adobe Acrobat Знание принципов безопасного поведения на рабочем месте, знание ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», № 152-ФЗ "О персональных данных" Условия Официальное трудоустройство График работы: 5/2 с 8:00 до 17:00 Корпоративное обучение Корпоративный спорт (хоккей, футбол, волейбол, настольный теннис, йога и др.) Корпоративные мероприятия (киноклуб, книжный клуб, квиз, гонка героев, конкурсы талантов, праздники для детей сотрудников и т.д.) Ежегодная материальная помощь к отпуску Скидки на программы ДМС Спасибо за проявленный интерес к вакансии. В случае соответствия вашего резюме требованиям вакансии с вами свяжутся в течение 10 рабочих дней.