Администратор офиса - секретарь

Обязанности: Осуществлять административную поддержку руководства компании. Помогать офису функционировать: заказать канцелярию, отправить корреспонденцию, получить документы у курьера, встретить клиентов, контролировать расходы на офис Готовить и отправлять почту (Почтовое отделение в 5 минутах ходьбы от офиса). Взаимодействовать с поставщиками, арендодателем др.: позвать, когда что-то нужно сделать, проследить, что все сделано как надо. Встречать гостей, чай/кофе, обеспечивать пропускной режим. Вести Протоколы собраний. Готовить отчеты о деятельности компаний на основании сформированных Протоколов. Вести документооборот клиенты/поставщики (подписание договоров с клиентами/поставщиками, закрывающие акты, внесение данных в реестры, подготовка и ведение бумажных папок для архива). Искать контрагентов для закрытия задач компании. Вести документооборот партнеры/сотрудники (подписание договоров/поручений с партнерами/сотрудниками, закрывающие акты, внесение данных в реестры, подготовка и ведение бумажных папок для архива). Вести документооборот (сканирование документов, размещение их на сервере, отправлять по электронной почте и т.д.). Взаимодействовать с Главным бухгалтером (отправлять сканы подписанных документов и т.д.). Заботиться о перемещениях коллег: бронировать билеты, отели, трансферы для командировок, помогать с тревел-политикой и делать так, чтобы поездки были комфортными. Сопровождать руководителя в поездках и на деловых мероприятиях (по необходимости). Участвовать в жизни компании: организовывать корпоративные мероприятия (конференции, праздники), делать так, чтобы всё прошло гладко и комфортно. Выполнять персональные поручения непосредственного руководителя и руководителей компании. А также: Информационные рассылки для сотрудников офиса. Деловая переписка. Подготовка поздравлений и заказ букетов сотрудников офиса. Предоставление необходимой отчетности. Требования: Опыт работы ассистентом/помощником руководителя будет плюсом. Свободное владение инструментами ИИ (DeepSeek, ChatGPT и др.) Умение быстро искать и анализировать информацию. Навыки организации мероприятий и поиска локаций. Грамотная устная и письменная речь. Гибкость, стрессоустойчивость, умение работать в динамичной среде. Ответственность, самостоятельность, внимательность к деталям. Готовность брать на себя новые задачи и быстро учиться. Желание развиваться в этой сфере, вовлеченность в процессы. Условия: Оформление в соответствии с ТК РФ. График работы 5/2. Стабильная зарплата 2 раза в месяц. Удобное расположение офиса (5 минут от метро Достоевская). Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом.