Обязанности:
Приглашаем тебя стать частью нашей команды. С нас — отличные возможности для раскрытия твоего потенциала и реализации самых смелых идей. А вместе мы сможем достичь невероятных вершин! Ищем Руководитель отдела административной поддержки офисов в Департамент Административно-хозяйственного управления. ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ: КЛЮЧЕВЫЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ БЛОКИ1. Управление офисной инфраструктурой и эксплуатацией Организация ежедневного функционирования офиса (рабочие пространства, переговорные, зоны отдыха, серверные/технические помещения) Контроль исправности инженерных систем, климата, освещения, сантехники, мебели и офисной техники Разработка, внедрение и актуализация регламентов по процессам обеспечения и содержания офисов Управление системой пропусков, доступов, ключей 2. Административно-хозяйственное обеспечение Формирование и управление командой офиса (офис менеджеры, клининг, технический персонал, курьеры) Подбор, согласование договоров и контроль работы внешних подрядчиков (клининг, охрана, кейтеринг) Мониторинг соблюдения SLA, сроков и качества выполнения работ, ведение претензионной и договорной документации Организация закупок расходных материалов, канцелярии, техники и оборудования Участие в проектах АХУ (ремонт, автоматизация) 3. Бизнес-поддержка топ-команды (функция бизнес-ассистента) Планирование, координация и букирование графиков встреч, переговоров, совещаний и командировок руководителей Подготовка материалов к совещаниям: повестки, презентации, отчеты, протоколы, контроль исполнения принятых решений Фильтрация входящих запросов, первичная обработка корреспонденции, управление приоритетами и эскалация срочных вопросов Организация логистики: авиа/жд билеты, визы, трансферы, бронирование отелей/ресторанов/конференц-залов в соответствии с корпоративной политикой Сопровождение закрытых инициатив руководства: сбор данных, координация с подразделениями, контроль дедлайнов, подготовка аналитических справок Обеспечение конфиденциальности и безопасного хранения информации (NDA, защищенные каналы связи, архивирование) 4. Бюджетирование, документооборот и отчетность Формирование, согласование и контроль исполнения бюджета на содержание офиса и административные нужды Ведение договорной и платежной дисциплины: согласование счетов, актов, накладных, контроль оплат Подготовка ежемесячной/квартальной отчетности по операционным расходам, анализ отклонений, предложения по оптимизации Поддержка в подготовке по запросу ТОП Команды или административного директора 5. Организация мероприятий и внутренняя логистика Координация внутренних мероприятий: стратегические сессии, совещания, тренинги, корпоративные события Техническое и организационное обеспечение: аренда оборудования, настройка AV-систем, кейтеринг, рассадка, регистрация участников Административное сопровождение процессов onboarding/offboarding сотрудников (рабочие места, доступы, техника, документация) Поддержка в части логистики, оформления помещений и организации рабочих процессов. НОВЫМ СОТРУДНИКОМ НАШЕЙ КОМАНДЫ МОЖЕШЬ СТАТЬ ТЫ, ЕСЛИ ИМЕЕШЬ: Образование и опыт: Высшее образование Опыт работы 3–5 лет в административном управлении/офис-менеджменте, из них 1–2 года на руководящей позиции Опыт прямой поддержки С-level/топ-менеджмента от 2 лет Профессиональные навыки: Управление бюджетом и закупками, работа с договорами и подрядчиками Знание основ охраны труда, пожарной безопасности, трудового законодательства в части административных процессов. МЫ ПРЕДЛАГАЕМ: Всё по ТК РФ: гарантируем уверенность в завтрашнем дне, мы – аккредитованная ИТ-компания Развитие и рост: создадим персональный план роста, учитывая твои сильные стороны и поддерживая на каждом этапе. А команда единомышленников поможет адаптироваться ДМС со стоматологией и врач в офисе: здоровье сотрудников — в приоритете, даже в офисе Гибридный формат работы: мы знаем, как это важно Корпоративная культура: от деловых сессий и тренингов до огненных корпоративов — уникальная атмосфера с развитой обратной связью, где каждый чувствует себя значимым Фонд помощи сотрудникам: мы ценим каждого члена нашей команды и готовы поддержать в трудные времена. Мы уверены, что вместе мы сможем преодолеть любые сложности «Кинг Агент» и «Кинг Босс» — особые программы вознаграждений для тех, кто приводит в команду талантливых коллег Дополнительные льготы – от корпоративных скидок до обучения. Занятия спортом, консультации юристов, финансистов, психологов и даже ветеринаров для ваших домашних любимцев.Похожие вакансии
Руководитель отдела технической поддержки
Договорная
Москва
Электронная торговая площадка Газпромбанка